01. Préparation du nouveau directeur de programme

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Par: James Watterson, MD, FRCSC

Et: Christine Seabrook, MEd

Et: Viren Naik, MD, MEd, MBA, FRCPC

Objectifs

Après avoir lu ce chapitre, vous serez en mesure de :

  • décrire les rôles et les responsabilités des directeurs de programme (DP);
  • recenser les défis particuliers auxquels une ou un DP peut faire face;
  • décrire les responsabilités et les structures hiérarchiques liées au poste de direction;
  • déterminer les partenariats essentiels au succès du programme;
  • mettre en œuvre des stratégies pratiques dès le début de votre mandat;
  • tirer profit des techniques et méthodes efficaces des DP;
  • expliquer comment monter un calendrier d’activités courantes et récurrentes.

Introduction

« Nous aimerions que vous dirigiez le programme. »

Voilà une des phrases les plus terrifiantes à entendre en tant qu’éducatrice ou éducateur en médecine. Elle suscite une foule d’émotions : sentiment de devoir à l’égard du programme, impatience d’être mentor et d’apporter des améliorations, remise en question des qualifications et indécision quant à la façon de procéder.

Ne vous en faites pas. On ne vous laissera pas à vous-même. Si on vous a proposé le poste, c’est sans doute que vous avez déjà le profil de l’emploi. Dans le cadre de vos fonctions actuelles, vous participez probablement à la formation et à l’évaluation des résidents, possiblement en tant que membre du comité du programme de résidence (CPR) ou du comité de compétence (CC). Devenir DP, c’est toute une entreprise. Mais ça peut aussi être une des étapes les plus gratifiantes de votre carrière.

Profil d’excellence chez les DP

  • Capacité de leadership
  • Aptitudes en négociation, en médiation de conflits, en représentation et en résolution de problèmes
  • Entregent et excellentes aptitudes de communication
  • Capacité à interpréter et à appliquer les politiques et les procédures
  • Capacité à fournir une rétroaction efficace et connaissance élémentaire de la gestion du rendement
  • Engagement à l’égard de la formation continue

Compréhension des rôles

Il est important de réfléchir aux différents rôles que vous assumerez. Chaque établissement d’enseignement a sa propre description de poste, qui présente les qualifications recherchées, les attentes, les ressources requises ainsi que les tâches et les responsabilités confiées. Du début à la fin du mandat, vous aurez à jouer les rôles indiqués dans cette description, et ce, même si vous manquez parfois d’expérience dans un domaine.

Encadrement de la formation

En tant que DP, vous administrerez le programme de résidence dans son ensemble afin d’assurer son succès et sa conformité aux normes d’agrément. Vous façonnerez le volet éducatif en proposant de grandes initiatives pour combler les lacunes du programme et veiller à ce que les stagiaires s’épanouissent dans leur milieu de formation et vivent une expérience exceptionnelle. La patience et la persévérance seront de mise, car les changements et la confiance progressent au même rythme.1 Vous devrez vous associer à des éducateurs qui partagent vos convictions et qui veulent soutenir vos initiatives ou vous aider à en élaborer de nouvelles. Il vous faudra reconnaître que certaines de vos idées ne tiennent pas la route : essayez autre chose sans vous décourager. L’important est d’apprendre des échecs. C’est par les changements apportés au programme de formation pendant votre mandat que vous y laisserez votre marque.

Administration

En collaboration avec l’administrateur de programme (AP), vous verrez au suivi et à l’atteinte des objectifs de votre programme. Même si l’AP est responsable de l’administration et représente l’un des principaux facteurs de réussite du programme, tâchez de jouer un rôle actif pour éviter que l’entièreté de la tâche lui revienne. Ayez un but clair dans vos interactions et prévoyez des rencontres régulières pour faire le point sur le programme ensemble. Comme vous présiderez le CPR, il vous incombera d’établir les ordres du jour et d’orienter les processus dans votre programme. Ayez vos propres documents et assurez-vous que votre tenue de dossiers est impeccable. Réservez du temps pour analyser les processus et, surtout, veiller à ce qu’aucun ne nuise aux initiatives d’équité, de diversité et d’inclusion (EDI). Tout est dans la souplesse et dans une remise en question respectueuse.

Direction des ressources humaines

Durant votre mandat, vous serez responsable du recrutement, de la sélection et de la formation de votre groupe de résidents. Comme vous êtes le visage du programme, il est important que vous vous penchiez sur ses priorités avec le CPR. Les activités de recrutement peuvent viser les étudiants en première année de médecine à votre établissement et se poursuivre jusqu’au départ de la faculté. Chaque interaction avec la population étudiante est une occasion de promouvoir votre programme pour attirer la crème de la crème vers votre spécialité et votre programme. Les démarches de recrutement peuvent aussi vous amener à poser un regard critique sur la diversité de vos résidents pour voir si elle reflète celle de leurs patients.

Vous aurez des rencontres régulières avec les résidents de votre programme. Ce sera l’occasion de créer une relation longitudinale fondée sur la confiance et sur un lien concret. Lors des rencontres, vous offrirez du mentorat et du soutien en plus de remplir une tâche très importante, celle de discuter avec chaque personne de ses progrès et de son plan d’apprentissage. La transmission d’une rétroaction constructive est essentielle au perfectionnement et au développement du médecin dans votre spécialité. Ces discussions ne sont pas toujours faciles, surtout lorsqu’un résident a besoin de compléments de formation ou manque peut-être de professionnalisme. En cas de doute, vos mentors, le bureau de la formation médicale postdoctorale et le personnel des ressources humaines de votre département seront de précieux alliés. Consignez les discussions dans le dossier confidentiel du résident pour pouvoir vous y référer.

Défense des intérêts des résidents

Le rôle le plus important d’une ou d’un DP est de défendre les intérêts des résidents. Vous avez le devoir de veiller à ce que ces derniers se sentent soutenus et en sécurité dans leur milieu de formation. Comme le ferait un parent, vous devez veiller sur eux, les guider, corriger le tir et, parfois, faire preuve de fermeté. Votre succès dépend du soutien des résidents dans votre programme. Pour y arriver, il faudra absolument écouter leurs idées et leurs préoccupations, ce qui se traduira par une confiance durable.

Le cycle de direction du programme

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Préparation au nouveau rôle

Après avoir accepté le poste, il faudra vous familiariser avec les activités quotidiennes qui y sont rattachées. L’une des façons les plus simples d’y arriver est d’observer (virtuellement) la personne en poste pendant les six mois précédant votre arrivée, si possible. Demandez à recevoir une copie conforme de tous les courriels reçus et envoyés par la ou le DP. C’est une excellente façon de vous familiariser avec ses tâches quotidiennes. Si ce n’est pas une option, prenez du temps ensemble pour établir des procédures opérationnelles normalisées (PON) visant les différents volets et processus de la direction.

Vous devrez acquérir une connaissance pratique de différentes sources de renseignements à tous les niveaux de régence, soit au niveau national (Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada), au niveau universitaire (bureau local de la formation médicale postdoctorale) et au niveau du programme (documents propres au vôtre). Au niveau national, les Normes d’agrément des programmes de résidence en médecine de famille (Collège des médecins de famille du Canada)2; et les normes d’agrément propres aux disciplines du Collège royal sont des lectures obligatoires3 pour les DP. Ces documents importants décrivent les expériences cliniques et universitaires nécessaires à l’acquisition des compétences essentielles chez les résidents. Ils énoncent aussi les exigences de rendement que ces derniers doivent remplir avant la fin de leur formation et présentent la structure et l’organisation d’un bon programme de formation.

Vous devrez également lire et maîtriser les Normes générales d’agrément des programmes de résidence du CanERA4, un ensemble de normes nationales mises à jour par le Collège royal, le Collège des médecins de famille du Canada et le Collège des médecins du Québec aux fins d’évaluation et d’agrément des programmes de résidence. Ces normes constituent la base de l’évaluation, puis de l’agrément de votre programme. À votre arrivée en poste, il faudra à tout prix lire le dernier rapport d’agrément pour cerner les points forts et les points faibles du programme. Ce sera votre point de départ au moment d’« évaluer les besoins pour établir les lacunes » dans le cycle de direction. N’oubliez pas de vous informer sur la compétence par conception5 et CanMEDS.6

Au niveau universitaire, prenez connaissance des principales politiques et procédures de gouvernance du bureau de la formation médicale postdoctorale. La politique d’évaluation des stagiaires est la plus importante, car elle présente les normes d’évaluation, de promotion, de suspension, de remédiation, de probation et de prolongation de la formation visant tous les programmes de résidence. En comprenant les principes d’évaluation des stagiaires, vous saurez dire si le cadre en place est adéquat et conforme aux normes nationales.

Vous devrez aussi apprendre les rouages d’une gestion efficace de votre programme. Un exercice très utile consiste à analyser le cycle académique annuel et à créer un calendrier détaillé avec toutes les activités mensuelles : réunions obligatoires, examens et préparatifs du Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS), etc. Une collaboration avec votre prédécesseur et votre AP vous facilitera grandement la tâche.

Nous vous recommandons vivement de suivre une formation officielle pour mieux vous préparer à votre nouveau rôle. Chaque année, le Collège royal tient un atelier d’une journée pour les nouveaux DP. L’invitation est lancée à toutes les recrues, habituellement au cours de la première année de mandat. S’ajoutent à cela les activités proposées par les bureaux de la formation médicale postdoctorale. Pour renforcer vos stratégies de communication, voyez si votre établissement propose un cours sur les conversations cruciales7 – un outil inestimable! Enfin, de nombreuses universités et facultés de médecine mettent sur pied des ateliers d’EDI, histoire d’ajouter une corde de plus à votre arc.

Conseils pratiques pour commencer du bon pied

Formation de l’équipe

Formez votre équipe et entretenez vos relations avec ses membres. L’apport de chacun d’eux est essentiel au succès de votre programme. Mieux vaut vous entourer d’éducateurs qui partagent vos convictions : ce seront des partenaires avec qui discuter de façon informelle d’innovation et des défis à relever. Cela dit, il est tout aussi important de tisser des liens avec les collègues qui ont des opinions ou expériences différentes pour éviter que votre équipe se cloître dans le statu quo. Et bien évidemment, il est indispensable d’avoir une bonne relation avec son AP. Comme le dit l’adage, il faut un village.

Membres de l’équipe du programme

  • Directeur du programme
  • Directeur adjoint ou assistants membres du corps professoral en éducation médicale
  • Responsables de la compétence par conception pour le programme, le département et l’université (bureau de la formation médicale postdoctorale)
  • Président du comité de compétence
  • Administrateur du programme
  • Comité du programme de résidence
  • Résidents (en particulier les résidents chefs)
  • Membres du département et de la division
  • Bureau de la formation médicale postdoctorale

Prévoyez du temps et des ressources

Le rôle de DP exige sacrifice, dévouement et temps. Mettez les chances de votre côté en consacrant au moins une demi-journée par semaine à la direction si votre programme est modeste ou au moins une journée entière s’il est plus vaste. Cette plage vous permettra de réaliser les tâches administratives, de rencontrer votre AP et les stagiaires, et d’analyser le programme en profondeur. N’oubliez jamais que votre temps est précieux et qu’offrir un soutien adéquat confirme le bien-fondé de votre rôle. Voyez quelles formes prendra ce soutien avec le président de votre division ou de votre département, ou encore avec le bureau de la formation médicale postdoctorale. Enfin, gardez à l’esprit que le soutien de votre AP n’est pas qu’essentiel à votre succès – c’est aussi une norme d’agrément.


Conseils de planification

  • Informez les membres du corps professoral de leurs responsabilités plusieurs mois avant le début d’un nouveau cycle académique
  • Assurez-vous de mettre en copie conforme leur adjointe administrative.
  • Demandez à votre AP d’envoyer un rappel hebdomadaire des activités prévues aux résidents et au corps professoral.
  • Prévoyez toujours les activités deux ou trois mois d’avance.

Planification universitaire

Soyez stratégique pour planifier votre programme et trouver le juste équilibre entre les services aux patients et la formation de la relève. La planification des rotations annuelles devrait se faire au moins six mois avant l’affichage. Donnez la chance aux résidents de se prononcer. Un résident chef ou senior peut être d’une aide précieuse pour organiser les services… tout comme votre AP! Faites preuve de flexibilité et adaptez-vous aux changements en ressources humaines, qui surviennent souvent à la dernière minute. La planification universitaire peut en imposer, mais les résidents et le corps professoral ont besoin de savoir ce qui les attend. En assignant les responsabilités pédagogiques bien d’avance, vous réduirez le nombre d’activités annulées. Une bonne pratique est d’envoyer à chaque membre de l’équipe la liste complète de ses engagements (avec date, heure et lieu), au début du cycle académique. Ainsi, si quelqu’un doit ajuster ses responsabilités cliniques, il aura le temps de le faire. N’oubliez pas de faire appel aux professeurs en dehors de votre programme, qui sont eux aussi d’excellentes ressources. Assurez-vous de mettre en copie conforme l’assistant clinique responsable de l’horaire de la personne sollicitée. Enfin, tout au long de l’année, votre AP peut s’occuper d’envoyer un rappel hebdomadaire des activités prévues.

Où trouver du soutien?

  • DP en poste avant vous
  • DP d’une même spécialité dans d’autres établissements
  • DP d’une autre spécialité au sein de votre établissement
  • Vice-président à l’enseignement du département
  • Bureau de la formation médicale postdoctorale
  • Vice-doyen ou vice-décanat
  • Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada

Communication et rétroaction

En matière d’éducation, il est important de faire le point régulièrement avec les résidents et le corps professoral. Les séances scientifiques, les réunions de service et les clubs de lecture hebdomadaires sont de bonnes voies pour transmettre de l’information. Il est tout aussi important que vous receviez de la rétroaction des différents membres du programme, surtout des résidents. En écoutant les préoccupations de ces derniers, que ce soit par le biais du CPR ou lors d’un tête-à-tête, vous serez en mesure d’adapter rapidement le programme selon les besoins des apprenants. Une évaluation programmatique annuelle avec les résidents dans un lieu convivial est un bel exercice pour renforcer l’esprit d’équipe. Les participants ont ainsi l’occasion de commenter les activités de l’année et de contribuer à l’amélioration continue de la qualité du programme. La mise en place d’une boîte de commentaires est un autre mécanisme intéressant pour permettre aux résidents de donner leur opinion sans crainte et de façon anonyme.

Organisation

Tenez à jour les dossiers des résidents avec rigueur et assurez-vous d’avoir une copie de sauvegarde électronique de toute la documentation programmatique. Il sera plus facile de poursuivre et d’enrichir les initiatives, et vous vous réjouirez de trouver facilement l’information voulue. Le comité de compétence pourrait aussi devoir accéder à certains fichiers, d’où l’importance d’une bonne organisation.

Perspectives d’avenir

Au moment de prendre les rênes du programme, n’oubliez pas que les cinq années (ou plus) que vous y consacrerez représentent aussi une occasion incomparable de guider et d’encadrer un groupe de résidents tout au long de leur parcours. Des amitiés durables et parmi les plus solides de votre carrière naîtront grâce au lien unique entre vous. Vous aurez la chance de faire avancer votre programme et de créer une culture pérenne qui jettera les bases de l’avenir.

Allez-y… inspirez vos apprenants et vos collègues. Mais surtout, ayez du cœur à l’ouvrage et amusez-vous!

Lectures supplémentaires

  • Glover Takahashi, S., C. Abbott, A. Oswald et J. R. Frank. Guide des outils d’enseignement et d’évaluation CanMEDS, Ottawa (ON) : Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada, 2015.
  • Sherbino, J. et J. R. Frank (éditeurs). Conception des programmes d’études : un guide CanMEDS pour les professions de la santé, Ottawa (ON) : Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada, 2011.
  • Holmboe, E. S., S. J. Durning et R. E. Hawkins (éditeurs). Practical Guide to the Evaluation of Clinical Competence, 2e édition, Amsterdam : Elsevier, 2018.
  • Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada. « La compétence par conception pour les directeurs de programme : une ressource pratique » [cours], accessible ici : www.royalcollege.ca/mssites/cbdpd/en/content/index.html#/.

 

Références

  1. Covey, S. M. R. The speed of trust: the one thing that changes everything, New York (NY) : Simon and Schuster, 2008.
  2. Collège des médecins de famille du Canada. Normes d’agrément des programmes de résidence en médecine de famille, Mississauga (ON) : Collège des médecins de famille du Canada, 2020, accessible ici : https://www.cfpc.ca/CFPC/media/Ressources/Agr%C3%A9ment/2020701-RB-V2-0-FR.pdf.
  3. Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada. « Documents normatifs propres aux spécialités primaires et aux surspécialités », accessible ici : www.royalcollege.ca/rcsite/ibd-search-f.
  4. CanERA. Normes générales d’agrément des programmes de résidence, Ottawa (ON) : CanERA, 2018, accessible ici : www.royalcollege.ca/rcsite/documents/canera/general-standards-accreditation-for-residency-programs-f.
  5. Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada. « La compétence par conception : la raison d’être des changements », accessible ici : https://www.royalcollege.ca/rcsite/cbd/rationale-why-cbd-f.
  6. Frank, J. R., L. Snell et J. Sherbino (éditeurs). Référentiel de compétences CanMEDS 2015 pour les médecins, Ottawa (ON) : Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada, 2015, accessible ici : www.royalcollege.ca/rcsite/canmeds/canmeds-framework-f.
  7. Crucial Learning. « Crucial conversations », accessible ici : https://cruciallearning.com/crucial-conversations-for-dialogue/.