09. Planifier un programme d’études : quelques conseils pour vous faciliter la vie

Introduction

Ce chapitre a pour but d’aider les directrices et directeurs de programme (DP) à organiser leurs réflexions et à documenter les expériences d’apprentissage et les occasions d’évaluation offertes par leur programme pour assurer le succès des résidents. Le schéma tutoriel est un outil de planification et de communication qui sert en quelque sorte de feuille de route pour les utilisateurs de votre programme. La plupart des DP craignent de s’atteler à cette tâche qui peut paraître accablante. Or, le temps investi et un minimum de planification vous rapporteront gros, car votre schéma tutoriel contribuera grandement à la réussite des apprenants, des enseignants cliniques et de votre équipe. Grâce à cet outil, ils pourront voir comment les occasions d’apprentissage et d’évaluation de votre programme s’harmonisent et favorisent la progression des résidents. Un schéma tutoriel doit être un document évolutif pouvant être révisé à mesure que change votre contexte pédagogique. Par exemple, de nouvelles initiatives, comme La compétence par conception (CPC), vous obligeront à modifier votre schéma tutoriel.

Utilité du schéma tutoriel pour votre programme

Le schéma tutoriel vous sera surtout utile pour harmoniser les objectifs, les expériences de formation et les évaluations de votre programme. Il établit un lien entre ce qu’on attend de chaque étape du programme et les occasions d’apprentissage et évaluations qui y sont associées. Il vous aide à planifier des activités d’apprentissage pendant les étapes de formation dans le cadre d’une séquence de progression logique (c.-à-d. tout au long du continuum de la compétence de la CPC). Il assure la transparence du parcours éducatif prévu de l’apprenant pour tous les intervenants (apprenants, enseignants, évaluateurs, administrateurs, etc.). Il peut faire ressortir ce qui fonctionne bien et ce qui marche moins bien, tels les redondances inopinées, les lacunes ou les problèmes d’enchaînement dans le programme d’études (p. ex., si une activité particulière est située à la mauvaise étape).

Comment créer un schéma tutoriel

En suivant ces étapes simples, vous pourrez créer un schéma tutoriel qui reliera les compétences associées à votre programme aux stratégies pédagogiques et aux outils d’évaluation, y compris les activités professionnelles confiables (APC) et d’autres formes d’évaluation.

1. Montez une équipe dynamique : Ne travaillez pas en vase clos. Mettez sur pied votre équipe (votre comité de programme) en trouvant et en recrutant des personnes passionnées et motivées. Il peut s’agir de membres du comité du programme de résidence, d’éducateurs cliniciens, de représentants des résidents, d’administrateurs du programme, etc.

2. Poursuivez sur votre lancée : Une fois votre équipe formée, organisez plusieurs réunions rapprochées. Faites bien comprendre à votre équipe ce qu’est la CPC, sa raison d’être et les changements qui s’imposent. Envisagez de recourir à certaines ressources clés du répertoire du Collège royal sur la CPC et adaptez-les à votre contexte. Votre bureau des études médicales postdoctorales pourrait aussi mettre de la documentation à votre disposition.

3. Revoyez la mission et les objectifs de votre programme : Cela est pertinent à n’importe quelle étape – quand vous amorcez tout juste la conception d’un programme axé sur la CPC, durant la finalisation de cette conception et la mise en œuvre du nouveau programme, au moment de mettre à jour un programme d’études traditionnel ou axé sur la CPC ou lorsque vous vous familiarisez avec un programme qu’on vient de vous confier.

• Quelles compétences devraient acquérir vos diplômés actuels et vos futurs collègues? Pensez à l’évolution de votre spécialité depuis que les objectifs du présent programme ont été établis.
• Passez en revue les buts visés par le programme actuel pour prioriser les plus importants.
• Quelles sont les forces de votre programme que vous voulez maintenir après que le programme d’études aura été modifié? Pensez à ce dont vous êtes fier relativement à votre programme et à la façon dont vous voudrez en faire la promotion auprès des futurs résidents pendant le processus du Service canadien de jumelage de résidents (CaRMS).

4. Examinez votre programme d’études : Faites une liste des stages offerts par votre programme ainsi que des occasions d’enseignement et d’évaluation. Si vous n’avez pas encore de schéma tutoriel pour votre programme d’études, créez un diagramme, un schéma ou une feuille de calcul qui vous donnera une bonne vue d’ensemble du programme à un seul endroit. Il existe de nombreuses façons de le faire. En voici quelques exemples. Le CanEra (Excellence dans l’agrément canadien des programmes de résidence) fournit un modèle basé sur les compétences clés et les manifestations de CanMEDS à des fins d’agrément. Toutefois, pour pouvoir planifier votre programme d’études et en communiquer les tenants et aboutissants, vous aurez probablement besoin d’un modèle qui établit un lien direct entre les expériences d’apprentissage et l’évaluation. Par exemple, à mesure que vous progresserez vers la mise en œuvre de la CPC, ces éléments pourraient changer et vous devrez disposer de suffisamment de souplesse pour que votre schéma tutoriel demeure à jour.

5. Appariez et intégrez vos nouvelles activités d’enseignement et d’évaluation : Il est important de déterminer comment les différents aspects de votre programme s’imbriquent; ne sautez pas cette étape! Par exemple, si vous apportez des changements à votre programme d’études pendant votre transition vers la CPC, faites correspondre les expériences de formation requises (EFR) et les autres expériences d’apprentissage de votre programme CPC à vos APC et aux autres évaluations, puis posez-vous les questions suivantes :

• Y a-t-il des lacunes (p. ex., des APC sans expérience d’apprentissage ou des expériences d’apprentissage sans évaluation)? N’oubliez pas de consulter le référentiel CanMEDS pour cibler les compétences transversales qui pourraient être omises. Dans le cas des programmes axés sur la CPC, le document Trajectoire de développement de la compétence de votre discipline peut vous aider à réaliser cet exercice, car il illustre les liens entre les APC et le référentiel CanMEDS.
• Est-ce que des expériences de formation ne sont plus requises? Dans l’affirmative, quelle conséquence aura la suppression de chacune de ces expériences?
• Si des expériences de formation actuelles ne correspondent à aucune APC, répondent-elles à d’autres besoins d’apprentissage? Pourrait-on les évaluer autrement?
• Y a-t-il des compétences ou des besoins d’apprentissage que vous ne pouvez pas adapter aux expériences de formation existantes? Si c’est le cas, il vous faudra peut-être travailler avec votre comité du programme d’études afin de créer de nouvelles occasions d’enseignement, d’apprentissage et d’évaluation.
• Y a-t-il des préoccupations concernant l’équité, la diversité et l’inclusion qui pourraient se refléter dans votre planification de programme? Votre programme d’études prévoit-il une formation et une exposition en lien avec la discrimination ou le racisme systémiques dans l’exercice de votre spécialité?

6. Assurez la progression logique et la répartition uniforme de votre programme d’études : Rappelez-vous qu’un résident doit réussir toutes les APC d’une étape de formation avant de passer à l’étape suivante de son apprentissage. Répartissez les APC, les EFR et les autres occasions d’enseignement et d’évaluation sur l’ensemble des étapes du programme. Envisagez ces questions :

• Avez-vous veillé à ce que les apprenants puissent effectuer des APC peu complexes avant de réaliser les APC connexes qui le sont davantage?
• Confirmez que les APC suivent la progression logique de l’apprentissage et respectent les normes d’agrément.
• Les délais prévus par le programme pour réaliser les APC et les évaluations sont-ils réalistes? N’oubliez pas que les résidents auront souvent besoin de refaire une APC à quelques reprises avec commentaires ciblés avant de pouvoir atteindre la compétence recherchée.
• Faites en sorte de répartir « uniformément » les APC pour éviter que certains stages n’en comptent beaucoup plus que d’autres.
• Si une APC peut avoir lieu durant plusieurs stages différents, indiquez à quel stage cette APC devra être effectuée, par exemple en lui accolant la mention Obligatoire ou Facultative. Cela vous permettra d’éviter que plusieurs responsables de stages ne choisissent tous les mêmes APC parmi celles disponibles et que quelques-unes d’entre elles ne soient retenues pour aucun des stages. Souvent, les mêmes APC peuvent être réalisées lors de nombreux stages – l’idée est de mettre en place un système pour veiller à ce qu’elles soient toutes évaluées.

7. Ancrez votre schéma dans la réalité : Il se peut que vous deviez réorganiser les APC et les évaluations en fonction des contraintes de disponibilité et de temps des expériences de formation et des stages. Il s’agit d’une étape complexe, mais si vous prenez le temps de vous y attarder, il sera possible pour vos résidents d’obtenir les observations d’APC dont ils ont besoin au cours de leur stage (il se pourrait en effet que des résidents n’aient pas l’occasion de gérer des APC liées aux urgences à l’étape de la progression vers la discipline s’ils ne sont affectés qu’à une clinique externe). Si les stages ne peuvent pas être modifiés, il faudra sans doute reporter la progression vers l’étape suivante jusqu’à ce que cette possibilité soit offerte ou déterminer si une simulation serait une solution de rechange acceptable. Vous pourriez aussi mettre les principes d’équité, de diversité et d’inclusion (EDI) ainsi que de la lutte contre le racisme et la discrimination en contexte dans votre planification.

8. Assurez-vous que votre programme est conforme aux normes d’agrément : Une fois votre nouveau schéma terminé, vérifiez de nouveau les normes d’agrément pour déterminer si votre programme demeure conforme. N’oubliez pas que pour répondre aux normes d’agrément, vous devez présenter un schéma tutoriel détaillant chaque rôle CanMEDS jusqu’aux manifestations, aux APC, à l’étape de formation des résidents, aux expériences de formation requises (méthode d’apprentissage ou d’enseignement) et aux méthodes d’évaluation. Ne manquez pas de vérifier CanMEDS pour voir si vous avez intégré toutes les compétences clés et les manifestations. Consultez le modèle proposé par CanEra qui porte spécifiquement sur les exigences d’agrément. N’oubliez pas que le document Trajectoire de développement de la compétence de votre discipline peut vous aider dans cet exercice, car il illustre les liens entre les APC et le référentiel CanMEDS. Le guide technique sur la réalisation d’un schéma tutoriel peut également être utile à ce stade.

9. Préparez-vous à mettre en œuvre le nouveau schéma tutoriel de votre programme : Une fois que vous disposez d’une bonne ébauche, discutez du schéma tutoriel avec les membres et le chef ou directeur de votre département ou division. Lorsque vous vous apprêterez à lancer votre nouveau programme, consultez les ressources plus complètes dans le site Web du Collège royal portant sur la mise en œuvre, mais rappelez-vous ce qui suit :

• Accordez du temps aux enseignants pour qu’ils se familiarisent avec le nouveau système et soient des promoteurs du changement de culture.
• Prenez le temps de créer un plan de communication afin que toutes les parties prenantes puissent comprendre ce qu’on attend d’elles en fonction de votre schéma tutoriel.
• Passez en revue votre schéma tutoriel avec les membres de votre comité du programme de résidence et de votre comité de compétence.
• Incitez vos résidents à prendre connaissance du schéma tutoriel. Demandez-leur de vous faire part de leurs commentaires et informez-les de ce que vous attendez d’eux. Prenez soin d’inclure les résidents séniors dont la formation a été fondée sur le schéma tutoriel précédent. Ils pourront vous fournir des indications précieuses sur le nouveau schéma et pourront donner l’exemple aux résidents moins expérimentés.
• Si des changements de service s’imposent, avisez les personnes touchées longtemps à l’avance afin qu’elles aient suffisamment de temps pour apporter les changements requis. Assurez-vous d’expliquer la raison d’être de ces changements.
• Essayez de mettre à l’essai des éléments de votre nouveau programme d’études en fonction des expériences de formation ou d’enseignement déjà présentes au sein de votre programme.

10. Évaluez votre programme régulièrement : L’objectif du processus de planification d’un programme d’études est de favoriser une communication ouverte et une amélioration continue. Acceptez le fait que la planification d’un programme d’études est un processus transparent, dynamique et itératif. L’évaluation régulière de ce qui fonctionne bien et de ce qui doit être amélioré implique la collaboration des collègues et des résidents. Elle vous aide à valider votre programme et à l’adapter afin d’améliorer la progression logique de la formation pour que les résidents deviennent compétents.

N’oubliez pas d’examiner votre schéma tutoriel périodiquement, surtout lorsque de nouvelles versions de vos documents d’APC sont produites, ou si d’autres changements à votre spécialité ont une incidence sur la formation. Ces changements auront très souvent des répercussions sur votre schéma et vous devez éviter qu’il soit considéré comme désuet. Heureusement, ces examens vous permettront de mettre à jour certains points sans devoir tout refaire.

Conclusion

Le dicton « on n’a rien sans rien » s’applique à la création d’un schéma tutoriel. Comme pour beaucoup de situations que les directrices et directeurs de programme doivent affronter, il sera vraiment payant d’investir du temps et des efforts dans la création d’un schéma tutoriel, car il aidera votre corps professoral et vos résidents à comprendre et à adopter les nouvelles attentes de votre programme. La création d’un schéma tutoriel peut évidemment se faire de plusieurs façons, mais nous espérons que ces quelques principes vous aideront à démarrer sur de bonnes bases.