05. Le rôle de l’administrateur de programme

Introduction

Tous les programmes de résidence au Canada bénéficient d’un soutien administratif. Bien que l’ampleur de ce soutien puisse varier selon les institutions, voire selon les programmes au sein d’une même institution, rares sont ceux qui, dans le domaine des études médicales postdoctorales, remettent en question le rôle essentiel que joue l’administrateur de programme dans le succès du programme de résidence. Compte tenu des nombreux chapeaux qu’il doit porter et du fait que ces chapeaux sont de couleurs, de tailles et de styles différents, il est important que les nouveaux directeurs de programme prennent rapidement contact avec l’administrateur de programme pour comprendre l’étendue de son rôle et comment il se définit.

Un administrateur de programme décrit le plus souvent son rôle et ses responsabilités de la manière suivante :

• Coordonner les activités et les ressources en soutien au programme d’études postdoctorales, en faisant notamment ce qui suit :
  • créer et mettre à jour le calendrier de cours et de stages, dans certains cas pour plusieurs milieux de formation;
  • en collaboration avec le directeur de programme, vérifier que tous les objectifs du programme sont atteints et que le programme fonctionne efficacement dans le cadre défini par les normes d’agrément du Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada;
  • tenir à jour toutes les ressources pédagogiques;
  • apporter des révisions à la documentation du programme au besoin et s’assurer de transmettre les documents à jour aux personnes concernées; et
  • veiller au bon fonctionnement des comités (p. ex., comité du programme de résidence, comité de compétence);
• S’investir personnellement et professionnellement dans le succès du programme; et
• Veiller au bien-être personnel et professionnel des résidents.

L’administrateur de programme travaille en étroite collaboration non seulement avec le directeur de programme, mais également avec les résidents, le corps professoral, le personnel du bureau des études médicales postdoctorales, ainsi que d’autres administrateurs de programme et coordonnateurs de milieux de formation. Une part importante de son rôle consiste à accomplir des tâches administratives quotidiennes pour veiller au bon fonctionnement du programme, à l’atteinte de ses buts et objectifs et à la conformité aux normes d’agrément ainsi qu’aux politiques et procédures pertinentes en vigueur dans une organisation ou une administration.

Essentiellement, les administrateurs de programme représentent l’élément de cohésion du programme et ont accès à une mine de renseignements importants. Heureusement pour vous et pour votre programme, les administrateurs de programme savent tout : quand les choses doivent être terminées, avec qui communiquer pour de l’aide, généralement où les résidents sont supposés se trouver et à quel moment ils doivent y être, quand les réunions sont prévues et qui y participent. Ils savent tout! Et si, par hasard, ils ne savent pas quelque chose, ils savent où aller chercher la réponse.

Si vous assumez votre rôle de directeur de programme depuis peu, il se peut que vous vous demandiez encore comment l’administrateur de programme peut vous aider et comment vous pouvez l’aider. Ce chapitre présente ce à quoi vous pouvez vous attendre de votre administrateur de programme.

Soutenir les enseignants

Le soutien aux enseignants constitue une tâche importante de l’administrateur de programme. Une de ses grandes responsabilités consiste à gérer un calendrier complexe : il coordonne tout, depuis les séances d’enseignement et les clubs de lecture aux tournées et aux autres activités cliniques. Beaucoup d’administrateurs de programme vont plus loin en s’assurant que les enseignants disposent bien de tous les renseignements nécessaires au moment opportun. L’administrateur de programme participe également à la création, à la coordination et à la communication des calendriers d’enseignement personnels : il rappelle notamment aux enseignants à quel moment ils seront accompagnés d’un apprenant. Il doit également souvent remplir diverses fonctions administratives complexes de soutien pour le département, des projets spéciaux ou l’administration supérieure.

Soutenir les résidents

L’administrateur de programme soutient les résidents de bien des façons : il s’assure de leur bien-être, offre du soutien pédagogique, favorise des occasions de croissance et permet d’enrichir les apprentissages. En fait, c’est souvent la variété de l’aide que peut proposer l’administrateur de programme qu’apprécient le plus les résidents.

L’appui au bien-être des résidents est sans doute un élément précieux et essentiel du rôle d’administrateur de programme. Le début de la résidence est une période d’adaptation difficile qui peut être une grande source de stress pour les apprenants. Beaucoup de résidents ont de la difficulté à s’adapter à leur nouvel environnement. Ils peuvent se sentir dépassés dans leurs responsabilités par rapport au programme, à leur famille, à leurs amis et à leur santé, entre autres. L’administrateur de programme les guide souvent dans cette transition. Il est présent pour les résidents de multiples façons : il fait partie de leur réseau de soutien et leur sert de caisse de résonance. C’est souvent la personne vers laquelle se tournent les résidents quand ils ont une question ou un besoin. Si les résidents ont un problème dans leur vie personnelle ou professionnelle, c’est souvent l’administrateur de programme qui en est le premier informé et qui les aidera à trouver le soutien dont ils ont besoin.

L’administrateur de programme aide aussi les résidents à obtenir avec aisance les ressources pédagogiques nécessaires et s’assure que leur calendrier clinique reflète bien les objectifs qu’ils doivent atteindre dans le cadre du programme. Ces processus et procédures se renforcent au fil des ans pour veiller à ce que les résidents aient tout ce dont ils ont besoin pour se préparer à la pratique indépendante.

L’administrateur de programme peut aussi permettre aux résidents d’enrichir leur formation en dehors du programme. Par exemple, il peut recueillir et diffuser des renseignements sur des occasions d’apprentissage offertes à d’autres centres comme des stages de perfectionnement et des possibilités de carrière; se charger de coordonner les demandes de tutorat auprès des résidents pour soutenir des apprenants débutants; s’assurer que les résidents sont au courant des autres occasions d’apprentissage comme les stages facultatifs et les conférences.

Enfin, l’administrateur de programme offre du soutien à un résident qui doit suivre un plan d’apprentissage enrichi ou correctif. Il travaille en collaboration avec le directeur de programme pour que la documentation soit exacte et complète. Cette documentation peut être longue et nécessite souvent beaucoup d’archivage et de suivis pour tenir les dossiers des résidents à jour. L’objectif est de faire en sorte que les résidents sont bien soutenus pour réussir.

Concevoir le programmes d’études et y apporter des changements

L’administrateur de programme offre un important soutien lorsqu’un programme est remanié, comme pour la transition vers La compétence par conception. Une fois les changements apportés, il continue de s’assurer que le programme respecte les nouvelles exigences. Beaucoup d’administrateurs de programme s’épanouissent pendant ces périodes de changement, car ils doivent user de toute leur créativité pour innover, collaborer et appliquer de grandes idées novatrices pour le programme.

Planifier

La planification est un autre aspect essentiel du travail de l’administrateur de programme. Ce dernier participe à la coordination des calendriers pédagogiques et cliniques des résidents. Quelle que soit la taille du programme, il s’agit d’une tâche colossale qui implique de multiples considérations. Une fois le calendrier établi, il est impératif de le communiquer à tous les intervenants, et c’est souvent la responsabilité de l’administrateur de programme. Son objectif est de s’assurer que les superviseurs savent quel résident leur est confié et que les résidents savent où aller pour chaque période.

Il incombe également à l’administrateur de programme de tenir à jour le calendrier pédagogique. Il se peut qu’il soit responsable de s’assurer de la disponibilité des animateurs pour des séances de formation et de coordonner la logistique, y compris l’aspect technologique de la conférence. Les communications fréquentes sur les séances d’enseignement permettent aux résidents de savoir où et quand les séances se tiennent et au personnel concerné de savoir si les résidents devront s’absenter de la clinique pour leur temps d’enseignement protégé. De plus, l’administrateur de programme recueille et compile les ressources pertinentes à lire à l’avance et les met à la disposition des résidents le plus rapidement possible. Élaborer un calendrier nécessite bien plus qu’une feuille et un crayon. Il s’agit d’un processus à multiples facettes qui s’améliore et se perfectionne au fil du temps. Une fois que l’administrateur de programme est satisfait du calendrier général, il en discute avec le directeur de programme et lui demande de l’approuver s’il y a lieu.

Travailler avec le personnel du bureau des études médicales postdoctorales et de l’université

La structure de la faculté de médecine dictera la façon dont le programme communique et interagit avec les autres entités de l’institution. Tous les programmes d’études médicales postdoctorales relèvent du bureau des études médicales postdoctorales de leur université. L’administrateur de programme doit souvent interagir avec le personnel de ce bureau au nom du programme pour partager les renseignements requis. Il est souvent un pôle d’information pour le programme et il saura à qui adresser des questions pour obtenir des réponses. Il assure une liaison étroite avec bien des bureaux (dont la liste varie en fonction de la structure de l’université) et il est une ressource pour beaucoup de groupes différents. Les administrateurs de programme communiquent aussi avec les responsables de l’équité et du bien-être, et ils orientent les politiques liées à la santé au travail s’il y a lieu.

Assurer des tâches administratives

L’administrateur de programme doit veiller au bon fonctionnement du programme. Il peut participer à de nombreuses tâches à divers niveaux : évaluer et traiter les demandes de congés des résidents et coordonner les paiements et les remboursements pour les résidents et les enseignants. La plupart des administrateurs de programme se chargent de tâches administratives, bien qu’elles diffèrent d’une institution à l’autre.

Une de ses principales responsabilités administratives est liée à l’organisation de réunions pour différents comités, comme le comité du programme de résidence et ses sous-comités (p. ex, le comité de compétence). Il doit réserver les salles, envoyer les invitations et répertorier les points à l’ordre du jour.

L’administrateur de programme joue un rôle essentiel dans la constitution, l’organisation et le soutien du comité de compétence. Il rencontre le président du comité pour établir des échéanciers afin de planifier les réunions selon la progression des résidents dans leur formation.

Puisqu’il est souvent en première ligne, son travail nécessite beaucoup de communication, et notamment répondre à un grand nombre de courriels chaque jour. Beaucoup de ces messages traitent d’enjeux importants ou délicats. L’administrateur de programme se voit souvent confier la responsabilité de régler ces problèmes sans faire appel à la direction du bureau des études médicales postdoctorales ou à leur directeur de programme autrement qu’en leur adressant la copie de la réponse.

L’administrateur de programme s’occupe ensuite de tous les aspects logistiques des réunions : réserver la salle, inviter les membres, leur indiquer qui est responsable de l’examen des dossiers. Il assemble également les éléments à examiner. Selon l’institution, il peut s’agir de recueillir des dossiers se trouvant en divers lieux et de compiler la documentation ou de résumer les rapports sous forme de graphiques ou de tableaux (pour offrir aux membres du comité des données plus digestes qu’une feuille de calcul Excel interminable). En résumé, l’administrateur de programme regroupe les renseignements pour faciliter le travail des conseillers pédagogiques.

Directeur de programme et l’administrateur de programme : un duo dynamique

Un administrateur de programme peut se poser beaucoup de questions en apprenant la nomination d’un nouveau directeur de programme : Comment cette personne travaille-t-elle? Quel genre de participation au fonctionnement du programme voudra-t-elle avoir? Répondra-t-elle aux courriels dans les minutes qui suivent ou devrai-je attendre des jours avant d’obtenir une réponse? Le nouveau directeur de programme aura-t-il le temps de me rencontrer régulièrement? Aurai-je encore l’autonomie et la capacité décisionnelle que j’avais avant? Combien de temps faudra-t-il pour établir une relation de confiance? Au fil du temps, toutes ces questions se résolvent, et bien d’autres encore, l’administrateur de programme et le directeur de programme prennent leur rythme, mais si le nouveau directeur de programme reste attentif envers l’administrateur de programme dès le début de son mandat, la transition s’en trouvera adoucie et moins stressante pour les deux parties.

Les meilleurs programmes sont ceux où l’équipe directeur/administrateur de programme a de bonnes relations de travail. Il faut du temps et de l’énergie pour établir ces relations, mais cet investissement bénéficie au programme dans son ensemble. Les meilleures équipes ont des attentes réciproques claires et savent que les engagements seront mutuellement respectés. Bien que cela puisse être difficile, il est essentiel que le directeur de programme et l’administrateur de programme planifient suffisamment de temps pour travailler un à un. Les réunions régulières sont la clé d’une relation de travail fructueuse : elles seront pour chacun l’une des plus importantes rencontres de la semaine. Difficile de choisir quel terme est le plus important : régulier ou planifié. Au début, les réunions aideront le directeur de programme et l’administrateur de programme à établir une solide relation de confiance professionnelle, et permettront au nouveau directeur de programme de connaître tout ce qu’il doit connaître sur le programme. Au fur et à mesure que votre niveau d’aisance et d’expérience vis-à-vis du programme augmentera, ces réunions se transformeront probablement en des séances de discussion sur les façons d’améliorer le programme et d’y innover. Elles doivent toutes avoir un ordre du jour auquel les deux parties ajoutent des points à discuter. Ces réunions améliorent également la satisfaction professionnelle grâce au partage des connaissances et à l’échange d’idées sur l’avenir du programme. Elles aident le directeur de programme et l’administrateur de programme à comprendre les objectifs de chacun, et, au fil du temps, leurs attentes et leurs priorités seront mieux alignées. Chacun est ainsi mieux informé, ce qui réduit les mauvaises surprises et améliore l’efficacité.

Paver la voie du succès de l’administrateur de programme

À titre de directeur de programme, vous avez un important rôle à jouer dans le respect et la valorisation de votre administrateur de programme. D’aucuns remarqueront que vous consultez votre administrateur pour prendre des décisions importantes, que vous lui donnez la latitude nécessaire pour prendre des décisions et que vous l’appuyez. Vos actions influent sur la capacité de l’administrateur de programme à accomplir son travail et à en être fier. Vous devez aussi vous assurer qu’il dispose des outils nécessaires pour bien faire son travail. Dans certains cas, vous l’aiderez également à obtenir le soutien d’autres personnes, au besoin : soutien administratif, technologique ou de perfectionnement professionnel, soutien du bureau des études médicales postdoctorales, du comité du programme de résidence ou du président du comité de compétence. Vous pouvez aussi l’aider à évaluer et améliorer ses besoins en développement professionnel en lui proposant des activités de formation et de renforcement des capacités, comme la Conférence des administrateurs de programme en marge de la Conférence internationale sur la formation des résidents.

Pour réussir, tout le monde a besoin de recevoir des éloges et de la rétroaction constructive de la part des personnes supervisant le travail. Lorsque des problèmes, des lacunes ou des pièges sont détectés dans le programme et qu’ils nécessitent une attention particulière, il est important que le directeur de programme et l’administrateur de programme trouvent ensemble des stratégies pour y remédier. Vous devez chercher ensemble une solution, et vous devrez peut-être même la présenter au comité du programme de résidence pour examen et/ou approbation. Il peut parfois être nécessaire d’avoir une conversation difficile avec un résident, un membre du personnel ou un enseignant pour aider à assainir les relations. Dans certains cas, vous devrez peut-être vous entretenir avec d’autres directeurs de programme pour savoir s’ils ont connu des problèmes semblables et peuvent fournir des pistes de solutions. Il est aussi important de créer un espace où vous pourrez discuter des aspects difficiles ou chargés d’émotions liés à votre collaboration.

La gestion du temps est un défi pour tout le monde, mais on ne peut trop dire à quel point il est essentiel que vous vous rendiez disponible pour votre administrateur de programme en cas de besoin. L’administrateur sait à quel point votre temps est précieux et il veille donc à ce que toutes les réunions soient pertinentes. Il est essentiel que les réunions individuelles régulières et planifiées demeurent une priorité : évitez de les annuler. Le courriel est une forme de communication utile, mais elle ne suffit pas : une conversation en personne permet d’en faire tellement plus!

Enfin, vous devez veiller au bien-être de l’administrateur de programme. On sait tous qu’il se plie en quatre pour ses résidents et en fait toujours plus pour que le programme fonctionne rondement. Il est facile de le laisser faire, mais son dur labeur a parfois un coût qu’il ne faut pas négliger. L’équilibre entre vie professionnelle et vie privée et le bien-être sont aussi importants pour l’administrateur de programme que pour tous les autres participants au programme, alors il faut vérifier régulièrement que son travail est gérable et enrichissant. Si ce n’est pas le cas, il faut travailler avec lui pour trouver des solutions pratiques.

Conclusion

Rappelez-vous que l’administrateur de programme est proactif et qu’il prendra volontiers l’initiative dans le cadre de votre programme. Un administrateur efficace voit où les choses fonctionnent bien et souligne aussi où des améliorations peuvent être apportées. Il voit où sont les lacunes ou les oublis dans le programme, il sait faire des recommandations et suggérer des gains d’efficacité aux personnes ou aux groupes appropriés pour trouver des solutions. L’administrateur qui réussit est très fier de son programme. Son but ultime est de faire en sorte que les résidents se sentent valorisés et de voir « ses » résidents réussir. À ce titre, son moteur est l’amélioration continue du programme. Il peut recueillir les commentaires des résidents sur ce qui fonctionne bien et moins bien et se tourner vers le comité du programme de résidence pour obtenir le même type de rétroaction. Le désir d’aider à faire du programme « le meilleur du genre » est un facteur clé du rendement de l’administrateur de programme, ce qui se traduit par un effort inégalé et une grande satisfaction au travail.

Ces quelques pages ne sont que le point culminant de ce que les administrateurs de programme de tout le pays font pour leurs programmes. Il est impossible de surestimer l’impact qu’aura une relation positive entre vous et votre administrateur sur votre programme. Grâce à cette capacité et à cette liberté de collaborer et d’innover réciproquement ainsi qu’avec d’autres intervenants, la croissance personnelle et le succès seront au rendez-vous pour vous deux. Travaillez dur, travaillez ensemble et travaillez avec fierté pour des résultats gagnants pour tous.

Lectures supplémentaires

• Normes d’agrément. http://www.royalcollege.ca/rcsite/accreditation-pgme-programs/accreditation-residency-programs-f

CanERA, le nouveau système d’agrément des programmes de résidence, est entièrement fonctionnel et utilisé durant toutes les visites d’agrément. Pour en apprendre davantage sur le CanERA et consulter les Normes générales d’agrément des programmes de résidence et les Normes générales d’agrément à l’intention des institutions offrant des programmes de résidence (normes générales d’agrément CanERA), visitez le www.canera.ca.