03. Réflexions d’une DP chevronnée : assurer sa propre réussite

Introduction

On vous a offert le poste de DP! En plus de vouloir fournir un excellent programme aux résidents, vous devez penser à votre réussite personnelle et professionnelle. Grâce à un mentorat solide et au soutien de votre équipe et de vos supérieurs, vous saurez planifier vos activités avec un but clair en tête et assurer votre succès. Ce chapitre présente les réflexions de personnes qui ont déjà été à votre place, pour vous guider dans cette nouvelle aventure.

Donnez-vous le temps de trouver vos marques

L’un des plus grands défis des DP est de saisir toute l’étendue de leurs nouvelles fonctions. C’est difficile à faire sans expérience concrète. En principe, vous connaîtrez déjà certains aspects, ayant vu votre propre DP à l’œuvre lorsque vous étiez stagiaire (un point de vue intéressant). Peut-être avez-vous aussi eu la chance de travailler avec la personne en poste avant vous et de l’observer. À moins de lancer un nouveau programme de résidence, vous aurez à saisir le gouvernail d’un bateau qui a déjà le vent dans les voiles. Pour bien naviguer, il faut comprendre la pleine portée de l’entreprise assez rapidement. Allez-y étape par étape et, si possible, prévoyez une longue période de chevauchement avec votre prédécesseur… c’est l’idéal pour assurer votre réussite. Rencontrez régulièrement la personne que vous remplacerez et l’AP (administrateur de votre programme) pour rester sur la bonne voie en période de transition. Et n’hésitez jamais à poser vos questions.

Une pratique futée est de communiquer fréquemment avec les différentes personnes qui sont là pour vous aider.

N’hésitez pas à demander de l’aide

On ne le dira jamais assez : une bonne communication et l’entretien d’un réseau diversifié sont d’importants facteurs de réussite. Et vous en bénéficierez lorsque vous aurez besoin d’aide! Durant votre mandat, il est tout à fait possible ou, plutôt, probable que surgisse un problème que vous n’arrivez pas à cerner ou que vous ne savez pas comment régler. Cela dit, si vous savez qui appeler en renfort, vous aurez déjà la moitié de la solution.

Une des premières choses à faire à votre entrée en poste serait de discuter des défis que vous voyez dans le programme avec des gens qui ont un certain talent pour la résolution de problèmes. Ils vous guideront vers une solution ou pourront vous suggérer des personnes-ressources.

Une sage observation que l’on m’a faite est que les résidentes et résidents ont souvent les meilleures solutions aux problèmes dans le programme. Vraiment! Après tout, si un enjeu touche directement leur expérience et concerne leurs stages ou leur programme d’études, ils sont les mieux placés pour en parler. Pourtant, quand vient le temps de trouver des solutions réfléchies et pratiques aux problèmes qui touchent directement ou indirectement leur formation, on ne fait pas assez appel à eux.

C’est aussi une bonne idée de rencontrer régulièrement la personne qui supervise votre portfolio pour lui parler des problèmes du programme, surtout en début de mandat. Elle saura vous offrir du soutien, du mentorat et une aide inestimables qui faciliteront la résolution de problèmes. À l’occasion, vous et votre supérieur direct aurez tous deux besoin d’aide. Si c’est le cas, sachez qu’il y a plusieurs ressources vers qui vous tourner, dont le vice-décanat de la formation médicale postdoctorale.

Les DP ressentent une certaine complicité avec leurs pairs. Tâchez donc de garder contact avec les DP non seulement à votre établissement, mais aussi ailleurs au pays. Ceux de votre spécialité se regroupent possiblement une à deux fois par année, en personne ou en ligne, et répondent certainement très vite aux questions reçues par courriel. Voyez-les comme une mine de savoir collectif. Ils ont peut-être eu à surmonter des obstacles semblables aux vôtres et peuvent vous parler de leur expérience ou vous diriger vers des ressources utiles.

À votre grand étonnement, vous ferez parfois appel à des experts d’autres domaines. Par exemple, il y a quelques années, nous avons dû relocaliser les salles de garde de nos résidents pour créer des salles de clinique externe. Ce n’était pas une mince affaire. Il fallait s’assurer de respecter les modalités de contrat des résidents et tenir compte de ce qui était important pour eux, comme avoir accès à un lieu sûr et sécuritaire et être à proximité des unités de soins. J’ai donc discuté avec l’architecte de l’hôpital des différentes options. À l’aide de très longues règles, nous avons mesuré d’immenses plans de bâtiment pour voir si le nouvel emplacement des salles de repos respecterait toute la panoplie d’exigences.

Il ne faut jamais hésiter à demander de l’aide. Vous aurez l’occasion de réseauter avec des gens intéressants dans toutes les sphères de votre hôpital et en dehors de celui-ci. Ils forment l’équipe diversifiée qui, grâce à son expertise, vous aidera à fournir un programme de résidence exceptionnel et à gérer toutes sortes de dossiers.

Organisez votre temps

Au début de votre mandat, il est important de travailler avec votre leadership en vue d’avoir le temps nécessaire pour bien faire votre travail. On sait très bien en formation médicale postdoctorale qu’il faut réserver du temps aux tâches de direction; elles ne peuvent pas tout simplement s’ajouter à une charge de travail à temps plein. Parlez à des DP d’expérience pour évaluer la quantité d’heures et d’efforts qu’exige le poste, puis assurez votre réussite en vous négociant assez de temps pour bien faire les choses. Certains établissements utilisent une méthode normalisée pour calculer le nombre d’heures dans une semaine de travail que les DP doivent consacrer à leur rôle, selon la taille du programme.

Une fois les plages horaires bloquées, sachez qu’il y aura de nombreuses exigences concurrentes. Il est donc important de garder ses objectifs en tête et d’établir l’ordre de priorité des tâches pour savoir auxquelles s’attaquer et à quel moment. Les DP doivent jongler avec de nombreuses échéances. Vous les découvrirez et apprendrez à les intégrer à votre horaire. Une bonne gestion du temps est un précieux atout – et ça s’apprend.

Le premier pas consiste à avoir une bonne idée de ce que vous avez à faire. Commencez par prendre connaissance des activités dont vous êtes responsable dans le programme. À l’aide du calendrier annuel, examinez les 9 à 12 prochains mois pour avoir une vue d’ensemble du cycle académique. Prenez note des activités importantes qui doivent respecter un échéancier précis, puis réservez-leur des plages à votre horaire bien avant qu’il se remplisse. À l’aide du calendrier et de l’échéancier, assignez un niveau de priorité aux différentes tâches. Par exemple, pendant le jumelage CaRMS, les activités de sélection des résidents sont prioritaires (voir chapitre 9). Lorsque le comité de compétence de votre programme évalue le rendement des résidents (voir chapitre 20), il faut planifier des activités, comme les causeries, pour discuter avec les résidents de leur progrès. Et si la visite d’agrément de votre programme approche, prévoyez beaucoup de temps pour vous y préparer – l’idéal, c’est de s’y prendre longtemps d’avance (voir chapitre 26).

Une fois les activités prioritaires prises en compte, vous saurez quelles plages horaires allouer à celles qui ne semblent jamais atteindre le haut de la liste. Déterminez combien de temps ces activités devraient vous prendre et vérifiez les échéances. Par exemple, si on vous demande d’examiner des résumés ou de préparer un atelier de conférence, informez-vous du temps à y consacrer et de la date limite. À partir de celle-ci, faites une planification à rebours pour vous assurer d’avoir le temps nécessaire. Vous avez bloqué trop de temps? Parfait! Profitez-en pour faire autre chose. C’est tellement satisfaisant de voir un espace se libérer dans son horaire.

Quel que soit votre rôle, il est essentiel de traiter également les engagements personnels comme des priorités et de trouver un juste équilibre. Si vous avez d’importantes responsabilités personnelles, comme des activités avec les enfants, veillez à les inscrire au calendrier. C’est plus facile et moins stressant que de devoir les annuler ou les reporter en raison d’un conflit d’horaire.

N’oubliez pas que vous ne pouvez pas toujours tout faire, tout le temps. Certains jours, vous aurez l’impression que votre charge de travail ne vous laisse aucun répit. Si quelqu’un vous aide à organiser votre horaire, demandez-lui de prévoir des pauses ici et là, histoire de pouvoir souffler un peu avant de repartir en force. Quand une bonne partie du travail se fait virtuellement – et c’est le cas chez bien des DP depuis le début de la pandémie –, ces pauses sont d’autant plus essentielles parce qu’il est très difficile de rester de longues périodes devant l’écran.

Le dimanche en fin de journée, voyez ce que les jours à venir vous réservent et dressez une liste de choses à faire. Notez d’abord les tâches importantes à accomplir pendant la semaine, comme lire la documentation d’une réunion tenue le lendemain. Occupez-vous de ces tâches en premier. Vous n’arriverez peut-être pas à rayer tous les éléments de votre liste hebdomadaire, mais le simple fait d’en créer une favorise la productivité.

Cela dit, il arrive que toute la diligence et la planification du monde ne suffisent pas : trop de choses se passent en même temps. Encore une fois, n’hésitez pas à demander de l’aide. Si ne voyez plus le bout, parlez à vos collègues ou aux membres de votre équipe à qui vous pourriez déléguer certaines tâches.

Il faut savoir que vos journées ne se dérouleront pas toujours comme prévu. Par exemple, un incident nocturne pourrait complètement chambouler les priorités du lendemain. Tout est dans la flexibilité.

Planifiez votre avenir

Oui, la courbe d’apprentissage des DP est abrupte et il faudra du temps pour trouver ses marques et devenir efficace, mais vous verrez que l’expérience est des plus gratifiantes.

Donnez-vous le temps d’apprendre et d’acquérir de l’expérience; lorsque vous aurez pris vos aises, vous pourrez alors accepter de nouvelles responsabilités faisant appel à votre expertise. En fait, plus vous prendrez de l’expérience en formation médicale, plus on voudra vous inviter à participer à des initiatives ou même à les diriger.

Au fil de votre carrière, vous apprendrez énormément, gagnerez beaucoup d’expérience et créerez d’importants réseaux. Certains d’entre eux pourraient vous offrir des occasions de leadership parallèles ou subséquentes à votre rôle de DP. Qui sait où elles vous mèneront? Autant vous lancer!

Enfin, il est important d’avoir des mentors pour vous guider dans ce rôle et dans votre parcours de carrière. Faites appel à eux et profitez de leur savoir. Ils auront peut-être d’importants conseils quant au bon moment d’envisager une promotion. La plupart des établissements offrent du soutien en lien avec le processus, entre autres sous forme d’ateliers pour bien préparer son dossier et de renseignements sur l’échéancier. Prenez le temps de voir si cela vous intéresse et d’assister aux séances d’information. Demandez conseil à des collègues qui sont déjà passés par là et essayez de mettre la main sur des exemples de dossiers.

Conclusion

La direction de programme offre une occasion de carrière incroyable, et la clé est de vous donner les moyens de réussir. Dès le début, misez sur une planification réfléchie et consultez vos prédécesseurs pour profiter de votre mandat et avoir une carrière florissante.