02. Réflexions d’une directrice de programme chevronnée : le programme

Introduction

Vous voilà maintenant à la tête d’un nouveau programme de résidence dans votre département. Félicitations! Vous allez adorer l’expérience. Que votre programme soit de petite ou de grande envergure, qu’il soit bien rodé ou pas encore au point, que l’on vous ait décrit en détail vos nouvelles fonctions ou que l’on vous ait simplement donné les clés de votre bureau et une tape sur l’épaule, vous éprouvez probablement des inquiétudes face à toutes les responsabilités qui vous incombent maintenant et à tout ce que vous ignorez encore de votre rôle. Ce chapitre est conçu pour vous fournir des conseils issus des réflexions de DP d’expérience.

Communiquez, communiquez, communiquez.

La communication efficace est l’une des caractéristiques essentielles de la mise en œuvre de tout programme de résidence fructueux. En tant que DP, vous rédigerez, recevrez ou diffuserez la majeure partie des communications au sein de votre programme. Profitez de cette occasion pour accroître vos compétences dans ce domaine. Une communication efficace contribuera à améliorer votre programme et facilitera votre travail. Lorsque vous commencerez à gérer certains des problèmes qui surviennent typiquement durant la formation de résidence, mettez autant de personnes que possible dans la boucle, car vous pourriez finir par avoir besoin de leur aide. À un moment ou à un autre de votre parcours, vous établirez un lien qui vous aidera vraiment à accomplir votre travail.

Afin d’éviter la surcharge d’information, vous devrez décider comment gérer le volume de messages sur différents sujets que vous recevrez ou que vous verrez circuler tout au long de la journée. Comment organiserez-vous vos fichiers? La gestion des courriels peut être particulièrement complexe. Vous pouvez vous occuper des courriels dès que vous les recevez, ou bien utiliser l’objet pour trier les messages urgents auxquels vous devez répondre et vous occuper des autres plus tard. Il sera important de trouver une stratégie qui vous convient et qui facilitera l’organisation de votre travail. (Vous constaterez que les résidents et résidentes envoient souvent des courriels pendant leurs temps libres; il n’est donc pas rare de recevoir de tels courriels durant la nuit, pendant leur garde. Dans ces cas, vous n’avez pas à répondre immédiatement, mais vous devrez vraisemblablement vous occuper de certaines questions dès votre arrivée au bureau le matin.) Peu importe la méthode de gestion des courriels que vous adopterez, tâchez de n’ouvrir chaque courriel qu’une seule fois. Prenez la résolution (et respectez-la) de réserver un peu de temps à la fin de la journée pour passer en revue tous les messages reçus ce jour-là afin de ne rien laisser de côté.

Rencontrez régulièrement votre administrateur ou administratrice de programme (AP). Cette personne joue un rôle clé dans votre travail et vous fera gagner beaucoup de temps. Votre AP est au courant de tout ce qui se passe et de tout ce qui doit être fait, souvent même avant vous. En discutant régulièrement ensemble, vous saurez quelles tâches sont terminées et quelles tâches restent à faire. Ces échanges permettront aussi d’élaborer un plan pour la semaine et d’avoir une idée des tâches plus pressantes.

Faites-vous un devoir de prendre régulièrement des nouvelles de vos résidents et résidentes, que ce soit dans le cadre de séances de discussion ouverte, d’entretiens informels ou de rencontres en petit groupe. La raison d’être de votre programme de résidence est de préparer les stagiaires à la pratique autonome. Comme nous le verrons plus loin dans ce chapitre, il faut bien comprendre leurs besoins afin de leur offrir un programme qui leur convient.

Enfin, sollicitez l’opinion d’autres enseignants et enseignantes clés de votre programme, que ce soit de façon informelle ou officielle (par l’intermédiaire du Comité du programme de résidence). En leur demandant de fournir leur opinion et leurs suggestions et en les faisant participer aux activités et aux décisions, vous accroîtrez leur sentiment d’appartenance à l’égard de votre programme. Fiez-vous à leur expertise.

En dépit de tous vos efforts pour communiquer efficacement et rester au courant de tous les problèmes, il vous arrivera d’apprendre certaines nouvelles plus tardivement et de devoir agir à ce moment. Ces expériences font partie de l’aventure et contribueront à orienter votre approche en matière d’amélioration continue de la qualité pour mieux réagir dans des circonstances similaires.

Comprenez les besoins uniques de vos résidents et résidentes et efforcez-vous d’y répondre

L’objectif premier de tout programme de résidence est d’offrir une formation solide qui répond à toutes les normes en vigueur et qui permettra aux résidents et résidentes d’exercer de façon autonome et de satisfaire les besoins de la population desservie. En tant que DP, vous dirigerez un groupe de médecins en début de carrière qui traversent pour la plupart une phase de profonde transformation de leur vie professionnelle et, dans bien des cas, de leur vie personnelle. Pour que vos stagiaires s’épanouissent dans votre programme, vous devrez comprendre leurs besoins dans ces deux sphères de leur vie, puis trouver des façons de les aider à atteindre leurs objectifs.

Vous constaterez que votre rôle comporte un important volet de soutien. C’est un privilège de pouvoir offrir un tel soutien à ce groupe en pleine évolution tout au long de sa formation. En plus de superviser le programme d’études, d’offrir à vos résidents et résidentes des occasions d’apprentissage appropriées et de leur permettre d’acquérir les compétences requises, vous devez aussi veiller à leur bien-être physique et émotionnel (voir le chapitre 11). Préparez-vous à aider vos résidents et résidentes à faire face aux difficultés et urgences familiales et personnelles qui pourraient survenir.

D’une certaine manière, votre propre formation vous aura permis de vous familiariser avec de nombreux volets traditionnels du rôle de DP, mais peut-être pas avec les aspects relationnels du travail ni avec tout ce qui se passe en coulisses. Pour que vos résidents et résidentes se sentent à l’aise de vous faire part de leurs besoins, vous devez établir une relation de respect et de confiance mutuels avec eux pour réussir à les soutenir durant leur cheminement. Il peut être utile de discuter avec des DP qui ont plus d’expérience afin d’obtenir des conseils et de mettre en place des stratégies qui ont déjà fait leurs preuves. Par exemple, vous pourriez planifier des entretiens informels réguliers avec vos stagiaires. Il pourrait alors être utile de rédiger une brève liste des points à aborder pour faciliter le déroulement de la conversation. Au début, vous ne saurez peut-être pas toujours comment répondre aux questions et régler les problèmes soulevés. Dans ces cas, dites simplement que vous reviendrez plus tard avec l’information nécessaire. À mesure que vous apprendrez à connaître les besoins individuels et collectifs de vos résidents et résidentes, vous finirez par avoir les renseignements et les solutions au bout des doigts.

Les groupes de stagiaires ont parfois des besoins très particuliers que vous découvrirez au fil du temps. L’étendue de vos responsabilités pourrait vous surprendre! Bon nombre de ces besoins sont propres au milieu de formation et d’autres sont liés à des facteurs externes, comme la convention collective en vigueur dans la province ou le territoire d’exercice. Par exemple, certaines conventions collectives comportent des lignes directrices concernant les endroits où dorment les stagiaires lorsqu’ils sont de garde : portes devant être munies de serrures, accès à un espace sécurisé pour ranger les effets personnels et commodités dans les chambres (lampe, téléphone, oreiller). Vous pourriez être responsable de veiller au respect de ces exigences. Il existe également des besoins situationnels. Par exemple, qui aurait prédit qu’une pandémie mondiale aurait une telle incidence sur l’apprentissage des résidents et résidentes? Durant la pandémie de COVID-19, les DP ont dû s’adapter aux mesures mises en place pour protéger les stagiaires et les malades, tout en assurant la poursuite de l’enseignement et de la prestation des soins. Il a fallu élaborer une stratégie de communication qui fournissait aux résidents et résidentes l’information requise et mettre sur pied un forum leur permettant de poser des questions et d’obtenir le soutien nécessaire en fonction de leur situation personnelle.

Cultivez un état d’esprit axé sur le développement

À vos débuts en tant que DP, vous devrez relever de nombreux défis inédits. Ayez confiance en vos moyens et sachez faire preuve d’adaptation pour réussir.

Cultivez activement un état d’esprit axé sur le développement (voir le chapitre 14), personnellement et chez vos résidents et résidentes. De nombreuses personnes vous feront part de leurs conseils, de leurs opinions et de leurs commentaires au sujet de votre programme. Tenez compte de leur point de vue et voyez-y une occasion de penser différemment, d’envisager le programme sous un autre angle et d’y apporter possiblement des améliorations. Encouragez les stagiaires et les membres du corps professoral qui vous font part de leurs préoccupations à proposer également des solutions et des idées.

Supposons qu’un petit groupe de stagiaires de votre programme exprime des préoccupations au sujet d’un enjeu particulier, par exemple les gardes. Vous devrez vraisemblablement obtenir plus d’information pour bien comprendre ces préoccupations et planifier les prochaines étapes afin de trouver une solution. Songez à adopter une approche d’interrogation appréciative : demandez à vos stagiaires quels aspects de leurs gardes leur conviennent et leur semblent utiles, quels aspects gagneraient à être améliorés et quels éléments du programme pourraient être modifiés pour optimiser la formation. Cette formulation positive pourrait orienter la conversation vers un remue-méninges qui mènera à des solutions productives et constructives. Plus important encore, il s’agit d’une occasion pour les résidents et résidentes de vous faire part de leurs précieux commentaires et de travailler avec vous pour trouver des solutions.

N’oubliez jamais que vos stagiaires et vos collègues observent vos réactions aux commentaires sur votre programme. Il s’agit là d’une occasion unique pour vous d’adopter un état d’esprit axé sur le développement. Vous encouragerez ainsi vos résidents et résidentes à faire de même et à tirer profit des possibilités de changement et de croissance. S’il survient des périodes difficiles au cours de votre programme de formation, ne manquez pas d’exprimer régulièrement votre reconnaissance pour le temps et les efforts déployés par vos collègues. Leur travail est un rouage essentiel du programme et il est important que ce soit souligné. Suivez aussi les processus locaux établis dans votre établissement pour que ce travail de formation médicale soit reconnu par le milieu universitaire. De plus, songez à offrir du coaching aux collègues qui aspirent à des postes de direction et suggérez des noms de membres de votre équipe pour des projets de collaboration.

Préparez-vous à aider les stagiaires et les membres du personnel enseignant qui éprouvent des difficultés

Au cours de votre mandat, vous devrez peut-être apporter votre aide si une résidente a des difficultés au cours de ses études ou si un professeur n’offre pas un bon rendement. D’autres DP qui vous ont précédés ont dû relever des défis similaires et vous n’aurez pas à réinventer la roue pour déterminer quoi faire. Il est important de connaître les procédures établies dans votre établissement pour guider vos actions; sachez également à qui vous adresser si vous avez besoin d’aide.

Les problèmes de rendement sont parfois délicats à régler. Au fur et à mesure que vous vous familiariserez avec les processus à suivre, vous réaliserez que vous disposez d’un vaste éventail de ressources et d’un solide réseau de soutien. Lisez les chapitres pertinents de ce manuel pour en apprendre davantage sur le sujet. Le chapitre 13 traite de la façon de repérer et d’aider les résidents et résidentes en difficulté, le chapitre 17 propose des stratégies pour aider les membres du corps professoral dont les compétences en enseignement présentent des lacunes et le chapitre 12 explique comment réagir lorsque des enseignants et enseignantes se comportent de manière inappropriée.

Conclusion

Votre mandat en tant que DP sera l’un des plus enrichissants de votre carrière, car il recèle un énorme potentiel de croissance. C’est un privilège d’accompagner les résidents et résidentes tout au long de leur parcours d’apprentissage de l’art de la médecine. En vous investissant dans ce processus, vous en retirerez indéniablement des avantages professionnels et personnels.

Nous espérons que ce manuel vous plaira. Notre objectif collectif est de vous prodiguer des conseils fondés sur des données probantes et sur l’expérience afin que vous tiriez le maximum de cette occasion qui vous est offerte.