Objectifs
À la fin de ce chapitre, vous
- connaîtrez le but et les éléments clés du système d’agrément CanERA;
- serez au fait des activités, des échéanciers et des catégories de décisions liés au cycle d’agrément;
- aurez une bonne idée des éléments à améliorer courants et des mythes concernant l’agrément;
- pourrez utiliser les ressources disponibles pour préparer et mener à bien une visite d’agrément.
Introduction
« Qu’est-ce que l’agrément et à quoi sert-il? »
L’agrément est « le processus d’évaluation formelle d’un programme, d’un établissement ou d’un système d’enseignement par rapport à des normes définies par un organisme externe aux fins d’assurance et d’amélioration de la qualité1 ». Ce processus vous permet, en tant que directrice ou directeur de programme (DP), de revoir en détail chaque aspect de votre programme et d’obtenir l’avis d’un large éventail d’intervenants pour l’améliorer.
Énoncé du CanRAC sur l’équité, la diversité et l’inclusion
Les trois collèges membres du CanRAC se sont engagés collectivement à reconnaître les enjeux liés à l’équité, à la diversité et à l’inclusion, et à adapter les normes d’agrément de la formation médicale postdoctorale (FMPD) en conséquence. Cette initiative vise avant tout à créer des milieux d’apprentissage – et ultimement de soins – inclusifs, sécuritaires sur le plan psychologique et culturel et exempts de partis pris systémiques. Dans cet esprit, le CanRAC comprend qu’il doit prendre en compte ces enjeux et lutter contre le racisme systémique, qui entraîne des inégalités dans la qualité de la santé et du bien-être, les soins de santé et les résultats sociaux. Même si les Noirs et les Autochtones du Canada ont vécu des expériences différentes, les deux groupes gardent des séquelles graves et durables des pratiques coloniales et du racisme. Bien que les normes générales du CanERA n’expriment aucune attente claire quant à la santé des Autochtones, des Noirs ou d’autres groupes démographiques vulnérables, des facultés et des programmes ont commencé à prendre des mesures pour remédier aux inégalités en santé et intégrer la sécurité culturelle et la lutte contre le racisme dans la formation des résidents. À titre d’exemple, les trois collèges s’engagent à donner suite aux appels à l’action de la Commission de vérité et réconciliation, en particulier ceux axés sur l’intégration de la sécurité culturelle à la formation médicale et à la pratique des professionnels de la santé. Reconnaissant que toute modification proposée aux normes générales du CanERA doit être dictée par les peuples autochtones et fondée sur de vastes consultations auprès de communautés autochtones distinctes, le CanRAC consultera des partenaires autochtones et d’autres partenaires qui possèdent l’expertise historique, sociale et culturelle nécessaire pour formuler des recommandations en vue d’apporter des changements significatifs pour les communautés autochtones. Aussi, les collèges s’engagent à intégrer une perspective antiraciste à la formation médicale, à la recherche et aux soins cliniques. Notre engagement commun à l’égard de l’autodétermination influencera le système de santé et la formation médicale en vue de remédier aux inégalités et au racisme auxquels sont constamment confrontés les Noirs et les Autochtones, ainsi que d’autres populations marginalisées. Le CMFC, le CMQ et le Collège royal poursuivront donc leurs activités en ce sens. Les trois collèges examineront attentivement les normes et les processus d’agrément, et tâcheront de définir, d’évaluer et de mettre en œuvre des attentes claires pour la formation médicale postdoctorale. Par conséquent, nous pourrons améliorer les relations avec les patients, intégrer la sécurité culturelle et éviter les comportements racistes.
CanERA
CanERA (Excellence dans l’agrément canadien des programmes de résidence) est un système conjoint d’agrément pour la formation des résidents au Canada. Il se compose de représentants du Collège des médecins du Québec, du Collège des médecins de famille du Canada et du Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada. C’est un concept d’agrément axé sur les résultats qui s’adresse tant aux programmes de formation fondés sur le temps qu’à ceux basés sur les résultats, dans le contexte d’un cheminement vers La compétence par conception.
Le CanERA a pour but :
- d’assurer la qualité de la formation des résidents offerte partout au Canada;
- d’évaluer objectivement les programmes de résidence et les établissements afin de garantir leur conformité aux attentes obligatoires;
- de favoriser l’amélioration continue de la qualité des programmes de résidence et des établissements, et d’y contribuer;
- de veiller à ce que les résidents soient adéquatement préparés à prendre en charge les patients qu’ils serviront, au terme de leur formation.
Pour les DP, cette exigence peut sembler créer beaucoup plus de travail, mais l’agrément confirmera tout ce qui va bien dans le programme et fournira une feuille de route détaillée sur ce qui reste à faire.
Le cycle d’agrément
« Comment ça marche? »
En tant que directrice ou directeur de programme, vous vous demandez probablement comment fonctionne l’agrément. Une fois que nous vous l’aurons expliqué, vous constaterez que ce n’est pas si difficile à gérer!
Le processus d’agrément du CanERA s’étale sur huit ans, et on s’attend à ce que la qualité du programme de résidence s’améliore tout au long de ce cycle. Tous les huit ans, l’établissement ainsi que chacun de ses programmes de résidence reçoit une visite d’agrément. Ce cycle de huit ans est ponctué d’activités d’agrément clés à certaines étapes prédéterminées, comme le montre la figure ci-dessous. Vous trouverez à la section 5 du présent chapitre d’autres descriptions des catégories de décision d’agrément, ainsi que le suivi et le calendrier qui s’y rattachent.
Durant chaque visite d’agrément régulière, des éléments d’information contribuent grandement à l’examen et à la décision d’accorder ou non l’agrément.
- CanAMS : Le Système canadien de gestion de l’agrément est une application infonuagique créée pour appuyer et simplifier les activités d’agrément, et pour fournir aux bureaux des études postdoctorales et aux programmes de résidence un outil favorisant l’amélioration continue de la qualité (ACQ). Une fois les données saisies, le CanAMS renferme tous les renseignements sur le profil des programmes et les éléments justificatifs qui pourront être facilement validés ou actualisés régulièrement. Il vous aidera à tenir à jour les données sur votre programme, ce qui réduira les nouvelles tâches chaque fois que votre programme fera l’objet d’une visite. Les visiteurs d’agrément utiliseront alors l’information du CanAMS pour les aider.
- Intégration des données : Le CanERA recueillera les données d’évaluation continue du programme tout au long du cycle d’agrément de huit ans. L’intégration des données se fait à partir de sondages annuels auprès des résidents et professeurs, réalisés et analysés par les collèges qui agréent les programmes. Les DP reçoivent ces renseignements anonymes regroupés afin d’alimenter les efforts d’ACQ du programme. Ce qui est bien pour les programmes! En intégrant cette information à un processus d’ACQ, les responsables des programmes pourront mieux respecter en tout temps les normes et processus d’agrément établis, au lieu de gérer les enjeux en « bolus » lorsqu’ils préparent leur cycle d’agrément. D’autres sources d’information sur l’intégration des données s’ajouteront plus tard à ce processus, en consultation avec les vice-doyens aux études postdoctorales, les DP et d’autres intervenants.
- Visite sur place : Des entrevues sont menées et des documents sont examinés afin d’évaluer dans quelle mesure les normes d’agrément sont respectées et de valider parfois l’information soumise grâce au CanAMS.
- Résultats d’un agrément antérieur : Les résultats de la plus récente visite d’agrément permettent de vérifier la progression des éléments à améliorer, le cas échéant. Il est donc important de prendre connaissance de la dernière visite dont votre programme a fait l’objet!
Cycle d'accréditation
Graphique 26.1 Cycle d'accréditation
Le calendrier
« Que dois-je faire, et quand dois-je commencer? »
Bien que l’agrément CanERA se fasse en continu, le programme étant évalué et les améliorations apportées tout au long du cycle, il y a certaines choses à faire avant chaque visite d’agrément. Les préparatifs détaillés de la visite commencent environ deux ans à l’avance. Il faut notamment déterminer les dates de la semaine où la visite aura lieu, un processus qui se fait en collaboration avec le Collège royal, le CMFC (le CMQ, au Québec) et l’université. Les programmes de résidence doivent alors commencer à se préparer activement aux tâches spécifiques associées à la visite d’agrément. Le volume de travail sera réduit pour les programmes qui ont tenu leurs données à jour tout au long du cycle d’agrément. Il est donc recommandé d’examiner la situation régulièrement avec votre Comité du programme de résidence (CPR)!
Figure 26.2 CanERA
Principales tâches et échéances pour les directeurs de programme
12 à 18 mois à l’avance :
- Examiner les normes générales d’agrément du CanERA et les normes propres aux disciplines (voir la section 4).
- Terminer les modules de formation du CanAMS.
- Accéder à l’outil de collecte de données sur le profil du programme dans CanAMS et vérifier si les réponses et documents téléchargés sont à jour.
- Veiller à ce que les réponses aux éléments à améliorer (EAA) signalés soient à jour et reflètent les récents efforts d’assurance de la qualité.
6 à 12 mois à l’avance :
- Discuter des points forts du programme et des EAA avec le CPR et les résidents pour consigner fidèlement leurs points de vue dans les réponses.
- Participer à l’atelier préalable à la visite d’agrément organisé par le Collège royal et le CMFC (CMQ au Québec) afin de connaître les détails du processus, d’obtenir des réponses aux questions et de recevoir des modèles importants (p. ex., calendriers de programme).
1 à 4 mois à l’avance :
- Établir le calendrier des évaluations du programme avec l’administrateur du programme à l’aide du modèle du Collège royal et vérifier la disponibilité des principaux responsables du programme et des salles de réunion, au besoin.
- Soumettre l’outil de collecte de données sur le profil du programme et les réponses aux EAA par l’entremise du CanAMS, et finaliser la soumission avec le bureau des études postdoctorales.
Jour de la visite :
- Préparer toute documentation requise en prévision de la visite d’agrément.
- Répondre aux questions du comité de spécialité du Collège royal ou fournir les éclaircissements demandés.
- Accueillir les visiteurs d’agrément.
Normes d’agrément
« Quelles sont les normes? »
Les normes d’agrément des programmes de résidence du CanERA sont organisées selon un cadre hiérarchique établi : domaine, normes, éléments, exigences et indicateurs. Cette structure permet aux normes de couvrir les résultats globaux touchant la qualité de la formation des résidents et des éléments concrets et mesurables des programmes de résidence. Lors des visites d’agrément, les programmes de résidence et les établissements sont évalués en fonction de chaque exigence, selon que le programme répond ou non aux indicateurs associés.
Figure 26.3 Normes d’agrément
Les visiteurs évalueront si chaque indicateur est respecté ou non. Si tous les indicateurs requis pour une exigence sont respectés, on considérera que l’exigence est également respectée. Si un ou plusieurs des indicateurs requis ne sont « pas respectés », l’exigence devient un élément à améliorer (EAA). Les visiteurs indiqueront si les responsables du programme doivent donner suite à l’EAA dans les deux ans (EAA-2 ans) ou si l’EAA peut être corrigé au cours du cycle de huit ans, à temps pour la prochaine visite d’agrément régulière (EAA-VAR).
Il existe différentes normes générales du CanERA qui s’appliquent aux établissements et aux programmes de résidence. Les Normes générales d’agrément à l’intention des institutions offrant des programmes de résidence prévoient des exigences qui s’appliquent à toutes les facultés de médecine, aux bureaux des études postdoctorales et aux milieux de formation. Votre bureau des études médicales postdoctorales s’occupe de ces normes. Il veille à ce que les programmes de résidence soient appuyés dans la prestation des formations aux résidents et dans leurs efforts d’amélioration continue de la qualité. Ces normes sont organisées selon trois domaines : Gouvernance des facultés de médecine; Apprenants, enseignants et personnel administratif; et Amélioration continue.
Les Normes générales d’agrément des programmes de résidence comprennent les exigences applicables à tous les programmes de résidence, y compris à leurs milieux de formation respectifs. Ces normes sont celles dont vous serez responsable en tant que directrice ou directeur de programme. Leur but est de faire en sorte que les programmes de résidence canadiens respectent une série de normes élevées et uniformes dans la conception et la mise en œuvre de la formation des résidents. Les normes de programme sont organisées selon cinq domaines : Organisation du programme; Programme de formation; Ressources; Apprenants, enseignants et personnel administratif; et Amélioration continue.
En plus des normes générales du CanERA, chaque programme de résidence comporte des normes d’agrément spécifiques au contenu de votre spécialité ou surspécialité. Les normes d’agrément de chaque discipline s’appuient sur les Normes générales d’agrément des programmes de résidence et les complètent. Elles comportent des attentes supplémentaires en matière d’expérience et de contenu éducatifs, d’évaluation et de ressources propres à chaque discipline.
Voici un exemple de l’une des normes générales, présentée dans le cadre hiérarchique du CanERA :
DOMAINE : ORGANISATION DU PROGRAMME
Le domaine de l’organisation du programme comprend les normes axées sur les aspects organisationnels et fonctionnels qui soutiennent le programme de résidence.
NORME 1 : La structure organisationnelle, les dirigeants et le personnel administratif en place sont appropriés pour apporter un soutien efficace au programme de résidence, aux enseignants et aux résidents.
Élément 1.1 : Le directeur de programme dirige efficacement le programme de résidence.
Exigence 1.1.1 : Le directeur de programme est disponible pour superviser et faire progresser le programme de résidence.
Indicateurs
1.1.1.1 : Le directeur de programme dispose de suffisamment de temps protégé pour veiller à la supervision et à l’avancement du programme de résidence, conformément aux lignes directrices du bureau des études postdoctorales et compte tenu de la taille et de la complexité du programme.
1.1.1.2 : Le directeur de programme est accessible et réceptif à l’égard des commentaires, besoins et préoccupations des résidents.
1.1.1.3 : Le directeur de programme est accessible et réceptif à l’égard des commentaires, besoins et préoccupations des enseignants et des membres du comité du programme de résidence.
Catégories de décision d’agrément et suivi
« Que signifie mon statut d’agrément? »
| Statut d’agrément | Définition | Suivi |
|---|---|---|
| Programme agréé | Le programme de résidence a fait preuve d’un niveau acceptable de conformité aux normes. Dans la pratique, cela signifie que le programme peut avoir des EAA, mais ce sont tous des EAA-VAR. | Prochaine visite d’agrément régulière : Le suivi a lieu lors de la prochaine visite régulière prévue dans le cycle d’agrément, et on s’attend à ce que l’amélioration continue de la qualité se poursuive tout au long du cycle. |
| Programme agréé | Un ou plusieurs éléments importants à améliorer ont des répercussions sur la qualité globale du programme. Une vérification devra être faite au moyen d’informations probantes fournies par le programme. Cela signifie que les visiteurs ont relevé au moins un EAA-2 ans qui doit faire l’objet d’une attention particulière avant la prochaine visite régulière. | Rapport des résultats du plan d’action (RRPA) : Le suivi a lieu avant la prochaine visite d’agrément régulière, en conformité avec le calendrier prévisible de deux ans établi dans le cycle d’agrément. Le processus de correction des éléments à améliorer est laissé à la discrétion de l’établissement. Toutefois, les renseignements soumis dans un RRPA doivent être suffisamment probants pour démontrer la conformité aux exigences correspondantes et se limiter aux informations liées aux éléments à améliorer signalés. |
| Programme agréé | Un ou plusieurs éléments importants à améliorer ont des répercussions sur la qualité globale du programme. Une vérification devra être faite au moyen d’informations probantes fournies par le programme. Là encore, cela signifie que les visiteurs auront relevé au moins un EAA-2 ans devant faire l’objet d’une attention avant la prochaine visite régulière. Les facteurs pouvant justifier un suivi au moyen d'une visite externe peuvent inclure les EAA : ● persistants; ● qu’un réviseur externe à l’université serait mieux à même d’évaluer; ● exigeant la participation d’un spécialiste de la discipline. Une visite externe peut également être justifiée si le programme ou l’établissement soulève des préoccupations quant à l’amélioration continue de la qualité du programme de résidence. | Révision externe : Le suivi a lieu avant la prochaine visite d’agrément régulière, conformément au calendrier prévu de deux ans dans le cycle d’agrément. |
| Programme agréé sous le coup d’un avis d’intention de retirer l’agrément | Des problèmes importants ou persistants soulèvent des questions sur l’environnement pédagogique et sur l’intégrité du programme de résidence ainsi que sur sa capacité d’offrir une formation de grande qualité aux résidents. Concrètement, cela signifie que plusieurs EAA, souvent répétés, exigeront beaucoup de travail en deux ans pour que le programme conserve son agrément. Un tel avis peut également être donné lorsque, malgré les notifications et les rappels, le programme n’a pas effectué et n’a pas soumis le suivi requis dans les délais prescrits. | Révision externe : Le suivi a lieu avant la prochaine visite d’agrément régulière, conformément au calendrier prévu de deux ans dans le cycle d’agrément. |
| Retrait de l’agrément | Un programme ayant reçu un « avis d’intention de retirer l’agrément » n’a pas fait preuve d'un degré acceptable de conformité aux normes d’agrément générales et propres à la discipline. L’agrément peut également être retiré lorsque, malgré les notifications et les rappels, le programme n’a pas effectué et n’a pas soumis le suivi requis dans les délais prescrits. Les institutions peuvent également retirer volontairement un programme de résidence en tout temps. | Le retrait de l’agrément entre en vigueur sur-le-champ, sauf si des résidents sont déjà inscrits au programme de résidence, auquel cas l’agrément ne sera retiré qu’à la fin de l’année universitaire en cours. Une institution peut déposer une nouvelle demande d’agrément après une période d’attente de 12 mois à partir de la date d’entrée en vigueur du retrait. |
Conseils relatifs à l’agrément
« Il paraît que… »
Mythes courants :
MYTHE : L’agrément d’un programme peut être retiré le jour de la visite sans que celui-ci ait la possibilité de s’améliorer.
RÉALITÉ : L’agrément d’un programme ne peut pas être retiré le jour de la visite. Seul un programme faisant déjà l’objet d’un avis d’intention de retirer l’agrément peut le perdre après une visite du Comité de l’agrément des programmes de résidence.
MYTHE : L’agrément est un processus qui n’a lieu qu’aux huit ans lorsque des visiteurs du Collège royal viennent sur place.
RÉALITÉ : Un suivi à la prochaine visite d’agrément régulière ne signifie pas qu’il peut s’écouler huit ans sans qu’un programme de résidence n’ait d’interactions avec le système d’agrément. Les normes précisent les attentes en matière d’amélioration continue de la qualité entre les visites d’agrément. Tout au long du cycle, les programmes peuvent recevoir des informations sur l’intégration des données pouvant nécessiter des mesures; ils doivent améliorer tous les éléments signalés au moment de la visite d’agrément régulière. Ainsi, votre programme conservera la preuve qu’il respecte les normes, et cette amélioration continue de la qualité facilitera grandement le prochain cycle d’agrément!
MYTHE : La présence d’un représentant ou d’une représentante des résidents pendant la visite d’agrément sur place signifie qu’un problème a été signalé dans mon programme.
RÉALITÉ : La présence d’un représentant ou d’une représentante des résidents lors d’une visite d’agrément ne signifie pas qu’un problème a été signalé. Les représentants des résidents choisissent eux-mêmes les programmes qu’ils souhaitent visiter et ils sont encouragés à participer au processus d’agrément de divers programmes.
MYTHE : Le travail entourant le processus d’agrément est tellement exigeant que la plupart des directeurs de programme prennent leur retraite tout de suite après.
RÉALITÉ : Bien que l’obtention de l’agrément puisse effectivement être exigeante, c’est souvent une œuvre de passion, qui permet de reconnaître l’excellent travail et d’obtenir des suggestions utiles ainsi qu’un plan d’amélioration pour l’avenir. Il est vrai que certains directeurs de programme préfèrent passer le flambeau après l’obtention de l’agrément, mais pas plus que durant toute autre année – leur rôle est accaparant, que ce soit le moment de l’agrément ou non!
Éléments à améliorer (EAA) courants et exigences connexes en matière d’agrément
Amélioration continue de la qualité : processus de révision et d’amélioration du programme de résidence (9.1.1); disponibilité des données pour mettre en relief les forces; plans d’action pour les éléments à améliorer (9.1.3).
- Enseigner l’amélioration de la qualité aux résidents en médecine : http://www.royalcollege.ca/rcsite/documents/cbd/teaching-quality-improvement-in-residency-education-f.pdf
- L’art et la science pour des soins de santé de grande qualité : 10 principes qui favorisent l’amélioration de la qualité (Collège royal) : http://www.royalcollege.ca/rcsite/documents/health-policy/quality-improvement-f.pdf
Plan de formation : les compétences et les objectifs établis pour le programme guident l’enseignement, les responsabilités allant en s’accroissant (3.2.1, 3.2.4); plan de curriculum complet portant sur CanMEDS/CanMEDS-FM (3.22).
- Conception des programmes d’études : Un guide CanMEDS pour les professions de la santé : http://www.royalcollege.ca/rcsite/documents/canmeds/educational-design-preview-f.pdf
- Planification de votre programme d’études : http://www.royalcollege.ca/rcsite/cbd/implementation/cbd-map-curriculum-f
Programme d’évaluation : système d’évaluation planifié, défini et mis en œuvre (3.4.1); examen régulier du rendement et de la progression des résidents (3.4.2).
- Programmatic assessment: From assessment of learning to assessment for learning, L. Schuwirth & C. Van der Vleuten: https://www.tandfonline.com/doi/full/10.3109/0142159X.2011.565828
Enseignement et apprentissage : milieu d’apprentissage sûr et promotion du bien-être (5.1.2, 5.1.3); les besoins d’apprentissage guident l’enseignement (3.3.1); évaluation régulière des enseignants cliniciens; soutien au perfectionnement du corps professoral (7.1.1).
- Créer un milieu de travail positif (Collège royal) : http://www.royalcollege.ca/rcsite/about/creating-positive-work-environment-f
- Ressources de perfectionnement du corps professoral (Collège royal) : http://www.royalcollege.ca/rcsite/cbd/cbd-faculty-development-f
- https://www.cfpc.ca/CFPC/media/Resources/Education/EDU-EmergingTopicsBulletin-FR-2021.pdf
- https://www.cmaj.ca/content/193/3/E101
- https://medschool.ucsf.edu/differences-matter/action-groups/focus-area-3
Appui au programme : temps et ressources protégés pour que la directrice ou le directeur de programme puisse superviser et faire progresser le programme (1.1.1, 1.1.2); ressources financières, matérielles et techniques suffisantes (4.1.4).
- La compétence par conception pour les directeurs de programme : une ressource pratique (Collège royal) : http://www.royalcollege.ca/mssites/cbdpd/fr/content/index.html#/
Ressources
- CanERA : Le site Web explique en détail le processus d’agrément, présente les normes, propose des modules en ligne et contient une foire aux questions. Il est important de le consulter pendant le processus d’agrément. http://www.canera.ca/canrac/home-f
- Normes générales d’agrément à l’intention des institutions offrant des programmes de résidence http://www.canera.ca/canrac/canrac/documents/general-standards-accreditation-for-institutions-with-residency-programs-f.pdf
- Normes générales d’agrément des programmes de résidence http://www.canera.ca/canrac/canrac/documents/general-standards-accreditation-for-residency-programs-f.pdf
- Normes spécifiques d’agrément pour les disciplines reconnues par le Collège royal http://www.royalcollege.ca/rcsite/ibd-search-f
- Trousse d’outils sur le Cursus Triple C axé sur le développement des compétences : propose un grand nombre de rapports, de publications et d’autres types de ressources pour mieux comprendre le Cursus Triple C du CMFC https://www.cfpc.ca/fr/education-professional-development/educational-frameworks-and-reference-guides/triple-c-competency-based-curriculum
- Normes d’agrément des programmes de résidence en médecine de famille (« Livre rouge ») https://www.cfpc.ca/CFPC/media/Ressources/Agr%C3%A9ment/2020701-RB-V2-0-FR.pdf
Références
- International Health Professions Accreditation Outcomes Consortium (IHPAOC); 2020, en attente de publication, BMC Med Ed.