23. Qu’est-ce qu’un comité de compétence?

Introduction

Dans un programme axé sur La compétence par conception (CPC), les résultats de la formation et les processus d’évaluation du rendement ont été définis pour chaque discipline^1,2. Pour évaluer les progrès réalisés par chaque apprenant dans l’atteinte de ces résultats, les programmes doivent recueillir un grand nombre de points de données d’évaluation provenant de sources multiples³. Ces données doivent ensuite être synthétisées et interprétées pour éclairer les décisions sur la progression et la promotion des apprenants.

Des études semblent indiquer qu’un processus décisionnel collectif mène à de meilleurs jugements^4,5. C’est pourquoi la CPC a introduit le concept central du comité de compétence (CC), à savoir un groupe d’éducateurs qui prennent connaissance et discutent des données réunies à partir de diverses sources et observations afin de prendre une décision éclairée et transparente sur le rendement d’un apprenant ainsi que sur sa progression vers la compétence. Le CC est en fait un sous-comité du comité du programme de résidence (CPR). Il a pour but de faire en sorte que tous les apprenants, à l’issue de leur formation, aient acquis les apprentissages exigés par la discipline.

Le CC est un élément clé du système d’évaluation d’un programme, et il est crucial que les directeurs de programme suivent les progrès de chacun de leurs résidents. La CPC prévoit que les décisions relatives à la promotion des résidents soient prises par le CC hors du cadre de la relation superviseur/apprenant. En transférant ces discussions sommatives au CC, la CPC permet aux superviseurs de première ligne de se concentrer sur l’évaluation formative par l’encadrement et la rétroaction afin d’améliorer le rendement des résidents.

Le CC suit les progrès de chaque résident ou résidente et détermine les tendances de son rendement. Cela sert de base aux évaluations de sa compétence dans le cadre d’un processus d’examen systématique régulier de données d’évaluation quantitatives et qualitatives s’articulant autour du référentiel national de compétences spécialisées. Le CC formule des recommandations concernant :

• les plans d’apprentissage individuels visant à corriger les éléments à améliorer (p. ex., stages modifiés, lectures spécifiques, encadrement clinique);
• la réalisation des activités professionnelles confiables (APC);
• la progression des apprenants (p. ex., progresse comme prévu);
• la promotion à la prochaine étape de la formation;
• l’état de préparation des résidents à se présenter aux examens du Collège royal;
• l’état de préparation des résidents à exercer de façon autonome.

Il n’y a pas de règle unique quant à la création et au fonctionnement d’un comité de compétence. Étant donné que les programmes et les établissements ont des contextes et des cultures différents, il ne peut y avoir d’approche universelle. À titre de directeur ou de directrice de programme, on vous demandera de contribuer à diriger le processus afin d’assurer le bon fonctionnement du comité et de ses membres. Évidemment, vous travaillerez en étroite collaboration avec la personne qui présidera le CC. Les sections suivantes décrivent des principes directeurs et des pratiques exemplaires qui vous aideront à établir et à maintenir votre comité de compétence.

Le rôle des directeurs de programme par rapport aux comité de compétence

Si votre programme n’a pas encore de comité de compétence, vous jouerez un rôle essentiel dans sa création. La première tâche consiste à choisir la personne qui présidera le comité (vous serez membre du CC mais, dans la plupart des cas, il sera préférable d’en confier la présidence à quelqu’un d’autre). Il est important de choisir cette personne avec soin, car son leadership pourrait s’avérer très utile à votre programme si elle fait bien son travail. En plus de superviser les examens périodiques des résidents, elle peut cerner les besoins de perfectionnement du corps professoral en matière d’évaluation et peut contribuer à l’évaluation continue du programme. En collaboration avec cette personne, vous sélectionnerez les membres du comité, mettrez en place les processus et l’organisation des tâches et dirigerez le perfectionnement du corps professoral. Lorsque le CC sera opérationnel, votre présence au sein du comité permettra de défendre les intérêts des résidents et d’expliquer, au besoin, le contexte relatif aux données des résidents. Puisque vous connaissez bien tous les tenants et aboutissants du programme, vous serez à même de clarifier les enjeux liés au programme d’études et à la culture et de promouvoir des initiatives d’amélioration de la qualité de concert avec les personnes responsables de la CPC et du CC.

Mandat, processus et procédures

Les premières tâches du nouveau CC seront de rédiger un mandat ainsi que des processus et procédures (P et P) qui préciseront qui fait quoi, et où, quand et comment ils le feront au sein du comité. En tant que directeur ou directrice de programme, vous assumerez un rôle de premier plan à cette étape. La rédaction de ces documents importants créera un modèle mental partagé entre les membres de l’équipe à l’égard de l’objectif, des pratiques et du processus décisionnel du comité^6,7. Un mandat et des P et P à la fois clairs et détaillés favorisent la transparence et servent de point de référence pour le perfectionnement continu du corps professoral, des résidents et du comité comme tel⁸. Étant donné que le concept du CC est relativement nouveau, ces documents se doivent d’être largement transmis à tous les intervenants du programme. Les résidents sont particulièrement intéressés à comprendre le fonctionnement du CC. Il est donc important d’en expliquer les concepts lors des séances d’orientation qui leur sont offertes et tout au long de leur formation.

Composition du comité

Que vous recrutiez des membres pour créer un premier CC ou que vous choisissiez des candidats pour remplacer les membres sortants d’un comité déjà établi, réfléchissez à la combinaison de personnes qui conférera à votre CC une vaste expertise^5,9. Vous obtiendrez probablement la diversité d’expertise voulue en sélectionnant des personnes issues de vos milieux de formation qui peuvent apporter des opinions, des compétences et des expériences diverses au processus décisionnel du comité. Pour éclairer le CC en matière d’équité, de diversité et d’inclusion (EDI), la présence d’enseignants ayant acquis une expérience directe et une expertise dans ce domaine est essentielle. Vous pouvez également envisager d’inviter un représentant ou une représentante des résidents, un enseignant ou une enseignante provenant d’un autre programme ou un membre du public (p. ex., un représentant ou une représentante d’une communauté ou d’une organisation autochtone locale avec qui votre programme collabore) à siéger à votre CC pour offrir des points de vue différents. La taille du comité doit être proportionnelle au nombre de résidents inscrits à votre programme; un minimum de trois membres est requis dans le cas des petits programmes. Les membres du comité doivent aussi consacrer du temps et de l’énergie entre les réunions (notamment pour examiner les données sur les résidents). Par conséquent, l’énoncé de ce qui est attendu des membres dans le cadre du mandat doit préciser ces attentes de même que les ressources de soutien disponibles et tenir compte de la rémunération, en particulier pour les membres des communautés.

Les nouveaux membres du comité pourraient se sentir dépassés par leur nouveau rôle. Veillez au bon fonctionnement de votre CC en vous assurant que les nouveaux membres sont bien intégrés. Les initiatives de perfectionnement du corps professoral doivent indiquer aux nouveaux venus quels sont les rôles et objectifs du CC et leur expliquer les processus et les procédures à suivre pour examiner les données, tenir les réunions et prendre les décisions en groupe.

Réunions du comité de compétence

Avant la réunion

Planification

Votre bureau sera indispensable à la mise en œuvre des processus du CC. Afin que tous les résidents aient les mêmes chances d’obtenir des mises à jour périodiques de leurs progrès, il importe de passer en revue le rendement de chaque apprenant ou apprenante au moins deux fois par année. Selon le processus adopté par le comité pour atteindre cet objectif, il faudra peut-être tenir des réunions trimestrielles, voire mensuelles si vous gérez un programme de grande envergure¹². Il est important de planifier les réunions en fonction du calendrier des évaluations sommatives régulières prévues (p. ex., les examens en cours de formation) et du cheminement des résidents d’une étape à l’autre. Il faut en effet que les données requises soient disponibles pour rendre des décisions sur les progrès accomplis. L’examen annuel du schéma tutoriel du programme pourra vous fournir une vue d’ensemble de la totalité des données d’évaluation qui sont régulièrement recueillies et vous aider à planifier les réunions du CC à des moments opportuns tout au long de l’année universitaire¹³.

Établissement de l’ordre du jour

L’ordre du jour des réunions du CC doit indiquer quels résidents seront passés en revue durant la réunion et quel réviseur principal leur est assigné. Un ou une stagiaire peut être choisi pour être soumis à l’examen du CC en fonction de l’un des critères suivants :

• c’est au tour de ce ou cette stagiaire de faire l’objet d’un examen périodique;
• une préoccupation a été soulevée au sujet d’une ou de plusieurs évaluations du ou de la stagiaire;
• il s’avère nécessaire d’évaluer dans quelle mesure le ou la stagiaire a rempli les exigences d’une étape ainsi que son admissibilité à la promotion ou à l’achèvement de la formation;
• il faut déterminer si le ou la stagiaire est prêt ou prête à passer l’examen du Collège royal;
• le ou la stagiaire semble avoir pris un retard considérable dans sa progression ou son rendement universitaire;
• le cheminement du ou de la stagiaire semble avoir progressé de façon fulgurante.

En établissant l’ordre du jour, prévoyez suffisamment de temps pour aborder les questions les plus cruciales, telles que le passage d’une étape à une autre et les préoccupations signalées, le cas échéant. Une fois que les points à l’ordre du jour ont été établis et que du temps a été attribué à chacun d’eux, réfléchissez à la façon d’organiser le déroulement de la réunion de manière à ce que les discussions aient un enchaînement logique d’un sujet à l’autre. Envisagez d’organiser une rotation parmi les réviseurs pour ne pas perdre l’intérêt des membres au fil des échanges. De nombreux CC profitent des réunions pour se pencher sur des activités d’amélioration des programmes, comme le perfectionnement des professeurs membres ainsi que l’évaluation et l’optimisation des processus et des pratiques du comité.

Assignation des réviseurs principaux

Chaque stagiaire pour lequel un examen est prévu au cours d’une réunion du CC doit être jumelé à un réviseur principal. Les réviseurs principaux ont pour tâche de réaliser une vérification détaillée de la progression des stagiaires qui leur sont assignés à partir des observations et autres évaluations effectuées, et des données figurant dans leur portfolio universitaire^14,15. Le réviseur principal ou la réviseure principale examine les progrès récents du ou de la stagiaire par rapport au référentiel national de compétences spécialisées. Il ou elle fait ressortir les tendances du rendement à partir de données quantitatives et qualitatives recueillies lors des évaluations en milieu de travail et au moyen de toute autre source de données acceptable (résultats des examens en cours de formation, examens cliniques objectifs structurés, etc.).

Collecte de données

Pour améliorer la prise de décision lors des réunions du CC, tous les points de données d’évaluation doivent être recueillis et regroupés de manière à en faciliter l’examen et la synthèse. Puisque le temps et les ressources dont disposent les membres du comité sont limités, il est impossible de passer en revue tous les points de données au cours d’une réunion. Il faudra donc demander aux membres de décider quelles données leur sont les plus utiles.

Les portfolios électroniques et les tableaux de bord sont des outils utiles qui renferment des données faciles à consulter lors des réunions et qui facilitent la visualisation des tendances au fil du temps. Collaborez avec votre bureau des études médicales postdoctorales, votre administrateur ou administratrice de programme, votre corps professoral et vos résidents pour que chacun acquiert une solide connaissance pratique des capacités de votre portfolio¹⁶. Veillez particulièrement à ce que les données d’évaluation des résidents soient stockées et transmises en toute sécurité conformément aux pratiques et aux règlements normalisés de votre établissement d’enseignement.

Les tableaux de bord peuvent faire plus que fournir des données de référence et des options de visualisation des données pouvant éclairer les décisions sur la progression des résidents. Ils peuvent aussi vous aider, vous et votre CC, à découvrir les lacunes dans les expériences de formation et à faciliter l’amélioration continue de la qualité de toutes les activités d’enseignement en permettant un examen périodique des données d’évaluation de votre programme.

Pendant la réunion

Animation de la réunion

La personne qui préside le CC est responsable d’organiser la réunion et de diriger les échanges, de telle sorte que tous les points à l’ordre du jour soient traités. Il s’agit d’un rôle important. Elle doit donc posséder de solides compétences en animation pour que tous les membres puissent prendre la parole. Elle doit insister pour que les membres adoptent une approche structurée, conforme aux prescriptions des P et P, au moment de transmettre de l’information, et elle doit s’assurer que tous les membres contribuent activement aux discussions¹⁰.

Au cours de la réunion, elle doit demeurer à l’affût de toute dynamique de groupe susceptible d’entraver la collaboration entre les membres ou de mener à des décisions subjectives et doit y réagir. Certaines de ces décisions peuvent être liées au processus et au fonctionnement de l’équipe (p. ex., voix dominantes, pensée de groupe, biais d’ancrage) ¹¹. Toutefois, il importe également de reconnaître les formes de discrimination à l’égard des résidents. Les discussions sur la compétence comprennent parfois des « mots codés » qui peuvent désavantager le rendement d’un résident ou d’une résidente; p. ex., l’évaluation d’un DIM et d’un DCM peut être différente en raison d’hypothèses non fondées sur la formation antérieure du DIM. Il est essentiel de pouvoir reconnaître les préjugés qui ressortent des évaluations et des discussions afin d’évaluer les résidents de façon équitable; à ce titre, la présence au sein du CC d’un enseignant ou d’une enseignante possédant une expertise en matière d’EDI peut aider à relever ce défi.

Prise de décision

Les organisations performantes ont en commun leur capacité à prendre de bonnes décisions au terme de processus de groupe structurés¹⁷. L’étape la plus importante du processus décisionnel d’un CC est de définir clairement les rôles et les responsabilités¹⁷. Les comités doivent déterminer comment l’information sera présentée, qui fera la recommandation initiale, de quelle façon les commentaires des autres membres seront sollicités, comment une décision finale sera prise et qui sera responsable du suivi. À l’avenir, le fonctionnement et les pratiques du CC, y compris ses processus décisionnels, seront pris en compte lors des visites d’agrément.

Le CC pourrait recourir à un certain nombre d’approches pour clarifier son processus décisionnel. Voici un exemple de processus clairement articulé :

• Le comité examine les dossiers des stagiaires un à un; le réviseur principal présente son résumé des données, appuyé des rapports pertinents tirés du portfolio, et cite des passages exemplaires des observations sur le ou la stagiaire.
• Le réviseur principal conclut en proposant un statut pour le cheminement du ou de la stagiaire au sein du programme.
• Si la recommandation proposée par le réviseur principal est appuyée par un autre membre du comité, tous les membres sont invités à discuter de la motion.
• Au cours des échanges et s’il y a lieu, le directeur ou la directrice de programme peut communiquer de l’information au sujet du résident ou de la résidente afin de mettre les données en contexte. Cette information peut être particulièrement utile lorsque le CC élabore des recommandations concernant le plan d’apprentissage du résident ou de la résidente.
• À l’issue de la discussion, la personne qui préside le comité procède à un vote sur la recommandation proposée par le réviseur principal.
• Si la recommandation du réviseur principal n’est pas appuyée ou si la motion n’obtient pas la majorité des voix, la personne qui préside le comité demande que quelqu’un propose une autre motion au sujet du ou de la stagiaire.
• Ces étapes se répéteront jusqu’à ce que la majorité des membres du CC appuie la motion concernant le statut proposé pour l’apprenant ou l’apprenante.

Documentation des décisions

Au cours de la réunion, quelqu’un doit prendre note des principales conclusions et décisions qui ressortent des discussions. Toutes les recommandations du CC doivent être clairement justifiées et documentées, car elles pourront faire l’objet d’un examen lors de futures visites d’agrément. Le fait de documenter les principales décisions et la justification de ces recommandations contribue à la transparence et garantit que tous les résultats qui mènent à des changements dans les expériences de formation ou la progression de l’apprentissage sont défendables.

Après la réunion

Dès que possible après que le CC a pris une décision au sujet d’un ou d’une résidente et une fois la décision ratifiée par le CPR, il faut informer le ou la stagiaire de la recommandation du CC. Cette tâche incombe à vous, au conseiller pédagogique du résident ou de la résidente, ou à une personne déléguée appropriée. Les programmes peuvent adopter des approches légèrement différentes en ce qui a trait à ce suivi. Quelle que soit la méthode préconisée par votre programme, assurez-vous d’établir comment l’information sera transmise aux résidents et dans quels délais, puis communiquez ces détails clairement à vos résidents. En leur expliquant la recommandation, il sera plus facile d’élaborer conjointement un plan d’apprentissage qui soit faisable, réaliste et plus acceptable pour eux. Lors des entretiens avec les résidents, il est essentiel de passer en revue l’ensemble des données d’évaluation et d’élaborer avec eux un plan d’apprentissage qui leur permettra de poursuivre leur progression et l’acquisition de compétences. Les programmes doivent prévoir un mécanisme d’appel pour les situations où un résident ou une résidente conteste la décision du CC. Ce mécanisme doit être conforme à vos politiques institutionnelles locales et implique de communiquer avec le vice-doyen ou la vice-doyenne aux études postdoctorales.

Conclusion

Les comités de compétence jouent un rôle crucial dans la CPC en soutenant le cheminement individuel des résidents vers la compétence. Leurs membres peuvent s’acquitter de leur mandat, qui consiste à prendre des décisions transparentes et justifiées à l’égard de la progression et de la promotion des résidents, en suivant des procédures normalisées et en demeurant conscients de la nécessité d’éliminer les préjugés de leur processus décisionnel collectif. À titre de directeur ou directrice de programme et de membre du CC, vous travaillerez en étroite collaboration avec la personne qui préside le CC pour établir ces processus, contribuer au perfectionnement des membres du corps professoral et participer à des activités d’amélioration du programme.

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