21. Comités

Introduction

Nous avons tous eu l’occasion de participer à des réunions de comités. Dans certains cas, nous nous sommes portés volontaires ou nous avons été invités à y assister, et dans d’autres cas, on nous a demandé d’y participer en raison d’un poste que nous occupons ou d’un rôle précis que nous avons joué. Cependant, seuls quelques-uns d’entre nous ont eu l’occasion de présider un comité. Ceux qui l’ont déjà fait se rendent rapidement compte qu’une compétence certaine est nécessaire pour diriger efficacement un groupe, pour maintenir l’engagement des participants, pour les motiver à contribuer et pour les encourager à faire entendre ouvertement leur voix et leurs opinions pendant les réunions.

À titre de directeur de programme, vous présiderez le comité du programme de résidence (CPR) de votre programme. Un programme ne peut exister sans ce comité, car il s’agit d’une exigence du Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada relative à l’agrément. Le CPR a pour fonction de « soutenir le directeur de programme afin de lui permettre de s’acquitter de la planification, de l’organisation, de l’évaluation et de la progression du programme de résidence » (Norme d’agrément du programme 1.21)¹. Pour plus d’informations sur les CPR, reportez-vous au chapitre Comité du programme de résidence de ce manuel. Afin de s’acquitter efficacement de ses fonctions, le CPR peut créer un certain nombre de sous-comités. Ces sous-comités seront sous votre supervision ultime. Un de ces sous-comités est le comité de compétence (CC). Le CC ou un équivalent est « responsable d’examiner l’état de préparation des résidents vis-à-vis de la responsabilité professionnelle croissante, la promotion et la transition vers la pratique » (Norme d’agrément des programmes 1.2.2.5). De plus, vous serez membre du Comité de la formation médicale postdoctorale, qui est présidé par le vice-doyen aux études postdoctorales de la faculté, dont le rôle est de « faciliter la gouvernance et la supervision de tous les programmes de résidence » (Norme d’agrément des institutions 1.3)². Toutefois, votre participation au comité ne se limite pas à cela. En tant que directeur de programme, vous serez également membre de votre comité national de spécialité et probablement d’un certain nombre d’autres comités en raison de votre rôle de leadership unique.

Par conséquent, il est essentiel de bien comprendre la structure et les fonctions des comités pour être un membre efficace, et, surtout, un bon président. Plusieurs éléments sont essentiels au bon fonctionnement d’un comité : le mandat, les règles de procédure, l’examen continu et le soutien administratif adéquat. Chacun de ces éléments sera décrit en détail.

Mandat

Selon les pratiques exemplaires de gouvernance, les comités devraient avoir un mandat clair et transparent. Le mandat décrit la structure et le but d’un comité de personnes qui travaillent ensemble pour atteindre un objectif commun. En tant que tel, chaque membre a un rôle à jouer dans le bon fonctionnement du comité et a une raison pour y participer. Plusieurs éléments essentiels devraient être inclus dans le mandat :

• Énoncé d’objectif. L’énoncé explique la raison d’être générale du comité. Il est censé être de niveau assez élevé, semblable à un énoncé de mission.
• Fonctions du comité. Cette section décrit les rôles et responsabilités précises du comité. Celles-ci devraient être assez granulaires et décrire en détail tous les domaines de compétence du comité.
• Membres. Il convient de dresser une liste des personnes requises.
  • Les rôles, plutôt que les noms des personnes, devraient être indiqués (p. ex., représentants de site; résident représentant la cohorte de La compétence par conception).
  • Dans certains cas, des membres du comité peuvent être membres d’office, en vertu de leur poste. Par exemple, le vice-doyen aux études postdoctorales est membre d’office de chaque CPR à la faculté de médecine de son établissement. Souvent, les membres d’office ne détiennent aucun droit de vote.
  • Il y a lieu de s’interroger sur les limites de durée du mandat d’un ou de plusieurs membres du comité. Les limites de durée ne sont généralement pas requises pour les CPR ou les CC, mais elles peuvent être nécessaires pour d’autres types de comités. Si de telles limites sont imposées, le mandat doit préciser s’il est renouvelable (p. ex., les personnes sont nommées pour une période de trois ans, renouvelable une fois). Si les postes de durée déterminée peuvent être renouvelés, il est important de préciser clairement les exigences et le processus de renouvellement.
  • Dans certains cas, il peut être approprié d’inclure une déclaration indiquant si des personnes peuvent être invitées à assister aux réunions. Si tel est le cas, il serait prudent de préciser les circonstances qui s’appliquent.
  • Dans certaines circonstances, les comités peuvent implicitement faire mention de la façon dont ils entendent obtenir et assurer une représentation diversifiée.
• Processus décisionnel. Si le comité a la capacité de prendre des décisions, il est essentiel d’indiquer le processus précis qui s’applique (p. ex., par un vote officiel). En ce qui concerne le vote, il convient d’examiner s’il sera ouvert (p. ex., à main levée) ou confidentiel (p. ex., plateforme électronique), et les membres ayant le droit de vote. Le mandat devrait également indiquer si le président votera sur toutes les questions ou s’il n’aura à voter qu’en cas d’égalité des voix. Les membres d’office peuvent avoir ou non le droit de vote — c’est au comité d’en décider. Même si les processus décisionnels peuvent sembler explicites, la façon dont les discussions se déroulent et le processus grâce auquel les décisions sont prises sont essentiels au bon fonctionnement des comités. Par exemple, de nombreux comités peuvent s’efforcer de prendre des décisions par consensus, mais ne sont pas à l’aise face à la dissidence. Or, on recommande aux directeurs de programme de redéfinir la dissidence et d’en reconnaître l’utilité et l’importance pour le fonctionnement d’un comité.
• Quorum. Le mandat devrait définir le nombre de personnes qui doivent être présentes pour que la réunion soit ouverte. Si trop peu de membres sont présents, le comité ne pourra pas mener ses travaux, faute d’une représentation adéquate. Par ailleurs, certains membres du comité peuvent devoir être présents pour atteindre le quorum (p. ex., un représentant des résidents doit assister à la réunion).
• Règle de présence. Si le comité veut s’acquitter efficacement de ses fonctions, il est important non seulement que les réunions ne soient pas annulées, mais aussi que tous les membres y assistent régulièrement. Par conséquent, il est fortement suggéré d’inclure dans le mandat une précision quant au pourcentage de réunions auxquelles les membres sont tenus d’assister chaque année (p. ex., 75 %), et d’indiquer que tout défaut de réaliser cet objectif entraînera exclusion et remplacement. Un comité est fonctionnel si tous les membres y participent. Un membre qui ne se présente pas ne s’acquitte pas de son obligation envers le reste du comité et ces circonstances devraient faire l’objet d’un examen et de mesures. Il importe aussi de tenir compte de considérations relatives à l’équité qui peuvent contribuer à la capacité de certains participants d’être présents ou non en raison de l’heure des réunions.
• Fréquence, calendrier et durée des réunions. Le mandat doit indiquer clairement la fréquence des réunions et les détails précis sur le calendrier (p. ex., le deuxième lundi du mois). En général, le mandat ne précise pas la durée des réunions étant donné la quantité variable de matériel à traiter d’une réunion à l’autre.
• Fréquence de l’examen du mandat. Le fait de préciser la fréquence de révision de tous les éléments du mandat du comité et de ses sous-comités est considéré comme une pratique exemplaire. Une bonne règle générale consiste à les revoir au moins tous les deux ans. Il est recommandé de revoir le mandat d’un comité après sa première année d’existence.
• Déclaration concernant les conflits d’intérêts. Il devrait y avoir une mention explicite demandant à tout membre ayant un conflit d’intérêts réel ou perçu de le déclarer au début de la réunion. Il revient alors généralement au président ou au comité dans son ensemble de déterminer la nature du conflit d’intérêts, son incidence sur le fonctionnement du comité et le mécanisme de règlement du conflit, puis de tout documenter clairement dans le procès-verbal de la réunion.
• Déclaration de confidentialité. En général, les procès-verbaux des réunions du CPR ne sont pas confidentiels et devraient pouvoir être consultés par tout résident du programme ou tout membre du corps professoral qui enseigne et évalue dans le cadre du programme (en fait, ces procès-verbaux devraient être accessibles à tous). Toutefois, certaines parties des réunions du CPR où l’on discute du travail des résidents ainsi que les délibérations des réunions du CC doivent rester strictement confidentielles, et il faut rappeler aux membres participant à l’une ou l’autre de ces discussions, au début de la discussion, qu’ils sont tenus à la confidentialité. Ces membres devraient également signer une entente de confidentialité devant être versée au dossier par les responsables du programme.

Règles de procédure

Si vous avez participé à des réunions plus officielles, vous connaissez peut-être le code de procédure appelé Robert’s Rules of Order³. Bien que ces règles aient été conçues à l’origine pour guider la procédure parlementaire, elles fournissent un cadre et une étiquette très utiles pour la tenue de toute réunion de comité. Les règles assurent que chacun est entendu et permettent que les décisions soient prises sans confusion. Elles donnent des indications sur la façon d’établir l’ordre du jour, notamment sur des points comme l’ouverture de la réunion, l’appel des membres présents, la lecture du procès-verbal de la dernière réunion, les discussions sur les questions en suspens et les nouvelles questions, ainsi que l’ajournement. Bien que certains des éléments du Robert’s Rules of Order ne soient pas directement pertinents pour les réunions du CPR et du CC, les règles fournissent un cadre pour ces réunions.

Les règles décrivent également la façon dont les membres du comité devraient présenter une motion. Les membres peuvent présenter une motion, en appuyer une, en débattre et voter à son sujet. Le vote peut avoir lieu de vive voix (ceux qui sont en faveur et ceux qui sont contre), sur appel nominal (chaque membre est appelé à répondre oui ou non), par consensus (lorsqu’une motion n’est pas susceptible d’être rejetée), par division (variante d’un vote sur appel nominal où les membres se lèvent ou lèvent la main) ou par bulletin de vote (si les votes individuels doivent rester confidentiels). Bien que les règles entrent dans de nombreux détails dont beaucoup concernent plus spécifiquement les grandes réunions et la procédure parlementaire, elles valent la peine d’être lues, en particulier si vous prévoyez de présider des réunions où des questions litigieuses risquent d’être soulevées et débattues.

Examen continu du comité

Le point faible de nombreux comités est l’absence d’un examen régulier du mandat et du fonctionnement général. Le président du comité devrait mener un examen détaillé du mandat au moins tous les deux ans. Si un comité vient d’être constitué, il est prudent de revoir son mandat après la première année.

Le président devrait également se charger de procéder régulièrement à des consultations auprès des membres. Il ou elle peut officieusement interroger périodiquement les membres sur les aspects des réunions qu’ils jugent bons et sur ceux qui pourraient être améliorés. L’inconvénient potentiel de cette approche est l’hésitation des membres à être tout à fait sincères. Une autre approche utile consiste à les sonder pour leur demander de faire part de leurs commentaires sur divers aspects des processus de fonctionnement. Comme pour toute forme d’évaluation, la rétroaction narrative est idéale, de sorte que tout sondage devrait permettre et encourager la rétroaction narrative écrite sur des aspects précis du comité.

Soutien administratif et communication

Un soutien administratif adéquat est essentiel au fonctionnement efficace des comités. Pour la plupart des programmes de résidence, ce soutien provient d’un administrateur de programme qui connaît bien la formation des résidents et l’agrément des programmes de résidence.

L’administrateur de programme peut planifier les réunions du comité, s’assurer d’avoir quorum en demandant aux membres de répondre à la convocation avant la réunion, rédiger le projet d’ordre du jour, assister à chaque réunion, s’assurer que le quorum est véritablement atteint à chaque réunion, rédiger le procès-verbal, suivre les mesures à prendre, consigner les motions et comptabiliser les résultats des votes. En outre, l’administrateur peut aider le président à s’assurer que l’ordre du jour est respecté, qu’une durée appropriée (non excessive) est consacrée à chaque point et que la réunion commence et se termine à l’heure. L’administrateur peut également fournir des conseils sur les règles de procédure.

Dans les cas où un administrateur formé n’est pas disponible pour assister à une réunion, vous devrez soit assumer certains de ses rôles, soit les déléguer à d’autres membres au début de la réunion. En particulier, il peut être très important de demander à un membre de surveiller le temps afin que tous les points de l’ordre du jour soient débattus et que la réunion se termine à l’heure, et de confier la prise de notes à un autre membre. Étant donné qu’il est essentiel que le président continue de diriger la réunion et la discussion, il est important que d’autres membres l’appuient en surveillant l’heure et en prenant note des discussions.

Les pièges communs et la manière de les gérer

Même lorsque les membres sont animés des meilleures intentions, des problèmes peuvent survenir pendant les réunions. Certains des problèmes les plus courants sont examinés ci‑dessous, et nous vous présentons quelques conseils sur la façon de les aborder.

Les membres ne se présentent pas

Il y a peu de choses plus irritantes que d’arriver pour présider une réunion et de se rendre compte qu’il n’y a pas quorum, ce qui signifie qu’aucune décision définitive ne peut être prise. Cette situation constitue un manque de respect pour le temps des membres et ne contribue pas à la mission du comité ni du programme. Pour cette raison, il est essentiel de créer une liste des membres ayant confirmé leur présence plusieurs jours avant la réunion afin de s’assurer de la présence du nombre de participants requis pour que la réunion soit utile et productive. Même s’il est possible que des imprévus empêchent certains membres d’assister à la réunion, en demandant aux gens de confirmer leur présence, on minimise le risque d’une participation insuffisante.

Vous constaterez peut-être que certains membres assistent rarement aux réunions. Diverses raisons peuvent justifier leur absence. Tant que vous ne les aurez pas découvertes et que vous n’aurez pas pris de mesures pour y remédier, l’absentéisme continuera d’être un problème. Dans de tels cas, vous devriez commencer par rencontrer les membres de ces comités individuellement et les interroger sur les circonstances particulières de leur absence. Lorsque vous connaîtrez leur situation particulière, vous pourrez les aider à y remédier. Au cours de cette réunion, vous pourriez examiner avec eux s’ils estiment être en mesure de remplir un rôle précis et souligner que leur participation est appréciée et importante pour assurer le bon fonctionnement du comité. S’ils estiment qu’ils ne peuvent pas s’engager à le faire, vous devrez peut-être discuter de leur remplacement. Pour vous assurer que les attentes concernant la présence sont claires pour tous les membres du comité, vous pouvez envisager d’inclure une règle de présence dans le mandat, comme discuté ci-dessus. Vous devriez également tenir compte de l’heure des réunions et veiller à ce que le moment soit choisi de façon inclusive.

Les membres arrivent en retard

En tant que président, vous devez donner l’exemple : prévoyez d’arriver à chaque réunion quelques minutes avant l’heure prévue. Soulignez à tous les membres l’importance d’arriver à l’heure afin que la réunion puisse non seulement commencer à l’heure, mais aussi se terminer à l’heure. Bien qu’il soit acceptable de laisser quelques minutes à tous les membres pour arriver, vous devez commencer la réunion au plus tard cinq minutes après l’heure prévue. Si un membre arrive systématiquement en retard, il est important de discuter avec lui des attentes, de sa situation particulière, et de voir s’il n’y aurait pas une solution envisageable.

Les membres ne sont pas préparés pour les réunions

Les membres doivent avoir suffisamment de temps pour examiner les documents avant une réunion afin d’arriver préparés. Une bonne règle générale consiste à envoyer les documents cinq à sept jours avant la réunion.

Les réunions dépassent régulièrement l’heure de fin prévue

La plupart des comités sont composés de bénévoles qui consacrent leur temps personnel au service du comité. Il est donc essentiel de respecter l’horaire en veillant à ce que les réunions se terminent à l’heure prévue. Il vous incombe, en tant que président, de veiller au respect des règles de procédure et d’allouer du temps à chaque point afin de tous les couvrir adéquatement. Si, au cours d’une réunion, il devient clair qu’il faut plus de temps pour un sujet particulier, vous devrez décider si d’autres points à l’ordre du jour peuvent être reportés, si le sujet en question doit continuer d’être examiné lors d’une réunion ultérieure ou si une réunion spéciale doit être convoquée pour discuter de la question. Quelle que soit la décision prise, tout devrait être fait pour que la réunion se termine à l’heure prédéfinie.

Les gens parlent en même temps, n’attendent pas leur tour

Il n’est pas rare que les personnes qui participent à une réunion parlent en même temps ou fassent part de leurs observations avant que d’autres membres aient eu la chance de prendre la parole. En tant que président ou président, vous avez la responsabilité de servir de modèle, de définir clairement les règles à suivre pendant la réunion et de veiller à ce qu’elles soient respectées. Les membres du comité devraient être encouragés à lever la main s’ils souhaitent parler. Vous ou la personne déléguée pourriez noter le nom des personnes qui ont levé la main et leur donner la possibilité de parler selon l’ordre dans lequel elles ont levé la main. De manière respectueuse, vous devriez vous assurer que tous ceux qui veulent parler aient la possibilité de le faire.

Il n’y a pas de suivi clair des tâches

La plupart des réunions des comités ont pour but de faire avancer les choses. La liste des tâches peut être exhaustive et les tâches sont souvent assignées à des personnes ou à des sous-comités. Il est essentiel que les procès-verbaux soient achevés en temps opportun et qu’ils indiquent clairement les tâches à accomplir et le nom de la personne responsable. Les tâches devraient figurer à l’ordre du jour des réunions futures des comités pour faire en sorte que le suivi nécessaire soit assuré.

Les réunions sont ennuyeuses et rien n’est accompli

En tant que président, vous avez la possibilité de donner le ton à la réunion. C’est l’occasion de montrer votre enthousiasme, qui se reflétera dans le déroulement des réunions, et il est très probable que les membres se nourrissent de cette positivité. Les comités les plus efficaces sont ceux où les sujets sont abordés et où les choses avancent. Lorsqu’une réunion a pour seul but de fournir ou d’échanger de l’information, les membres se démobilisent. L’information peut facilement être échangée par d’autres moyens de communication (p. ex., bulletin, courriel), de sorte que, à moins qu’elle ne soit d’une importance critique, il est préférable de la transmettre à l’extérieur des réunions. Idéalement, les réunions doivent être axées sur les objectifs : les participants doivent repartir avec l’impression que quelque chose a été accompli et que des décisions ont été prises. C’est la façon la plus efficace de maintenir l’engagement des membres.

Le président fait tout le travail

Un comité est composé de personnes qui travaillent à la réalisation d’un objectif commun, et les opinions de tous les membres sont extrêmement précieuses. Chaque membre est partie prenante des résultats et a un rôle à jouer pour que le travail soit réalisé. À ce titre, vous devriez rechercher des bénévoles motivés et capables d’accomplir des tâches critiques. Dans une situation où un bénévole ne se présente pas, vous pouvez envisager de déléguer des tâches à des personnes précises du comité.

Conclusion

Si présider et participer à des comités est une responsabilité nouvelle pour vous, vous pouvez vous attendre à ce que votre première année de réunions soit riche en occasions d’apprentissage. Vos collègues seront compréhensifs et vous soutiendront, surtout si vous montrez que vous êtes prêt ou prête à apprendre et à évoluer dans votre rôle. La bonne nouvelle, c’est qu’il y a des membres de votre (vos) comité(s), y compris les administrateurs de votre programme, qui sont expérimentés et prêts à transmettre leurs connaissances. Observez les collègues qui organisent, dirigent efficacement les réunions du comité et qui y participent, et adoptez leur comportement. Soyez conscient des pièges typiques et observez comment les autres évitent ou en atténuent les impacts. La confiance dans votre rôle de membre ou de président d’un comité s’acquiert avec l’expérience. En étant réaliste quant à la courbe d’apprentissage, vous et les autres pourrez jouir de l’expérience.

Références

1. Normes générales d’agrément des programmes de résidence. Version 2.0. Ottawa CanRAC; 2020.
2. Normes générales d’agrément à l’intention des institutions offrant des programmes de résidence. Version 2.0. Ottawa CanRAC; 2020.
3. Robert HM, Honemann DH, Balch TJ, Seabold DE, Gerber S. Robert’s rules of order. 12^eéd. New York (NY): Hachette; 2020.